IMPRENSA OFICIAL - BURITAMA
Publicado em 29 de abril de 2023 | Edição nº 884 | Ano V
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 4.795, DE 26 DE ABRIL DE 2023.
“DISPÕE SOBRE O USO DO MEIO ELETRÔNICO PARA A REALIZAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO NO ÂMBITODOS ÓRGÃOS E DAS ENTIDADESDA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL DIRETA, INDIRETA E AUTÁRQUICAS E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS”.
O PREFEITO MUNICIPAL DE BURITAMA, Estado de São Paulo, usando das atribuições que lhe são conferidas por Lei etc.
CONSIDERANDO a necessidade de implementar no município de Buritama, Estado de São Paulo, a utilização de mecanismos e sistemas de utilização de meio eletrônico relativos aos processosadministrativos digital.
CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 14.063/2020 e demais normativos que dispõem sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos,
D E C R E T A:
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo, comunicação de atos e transmissão de peças processuais acessíveis ininterruptamente por meio da rede mundial de computadores no âmbito da administração pública municipal direta, indireta e autárquicas de Buritama.
Art. . 2º Para fins do disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:
I - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivosdigitais;
II - transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilizaçãode redes de comunicação, preferencialmente a rede mundialde computadores;
III - assinatura eletrônica: formas de identificação inequívoca do signatário, na forma de legislação federal, sendo classificadas em:
a) Assinatura eletrônicasimples:
1) A que permite identificar o seu signatário;
2) A que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;
b) Assinatura eletrônica avança da: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitidopelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:
1) Estar associadaao signatário de maneira unívoca;
2) Utilizar dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevadonível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;
3) Estar relacionada aos dados a ela associadosde tal modo que qualquermodificação posterior é detectável.
c) Assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
IV - documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
V - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documentonão digital, gerandouma fiel representação em código digital;e
VI - processoadministrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
§ 1º O envio de documentos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serãoadmitidos mediante uso de assinatura eletrônica, sendo obrigatório o credenciamento prévio que será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do interessado.
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo,a identificação e a autenticidade de suas comunicações.
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Art. 3º São objetivosdeste Decreto:
I - assegurar a eficiência, a eficácia, a efetividade e promover a adequação entre meios, ações,impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambientalcom o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
IV - facilitaro acesso do cidadão às instâncias administrativas.
Art. 4º - Para atendimento ao dispostoneste Decreto serão utilizados sistemasinformatizados para a gestão e o trâmite de processosadministrativos eletrônicos.
Art. 5º - No processo administrativo eletrônico, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.
§ 1º No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos físicos (em papel), desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previstono artigo 12.
§ 2º As intimações serão realizadas por meio eletrônico aos que se cadastrarem na formados§§ 1º e 2º do artigo 2º deste Decreto, dispensando-se a publicação no órgão oficial eletrônico, salvo nos casos em que a publicação for obrigatória.
§ 3º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o intimado efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação, certificando-se nos autos a sua realização.
§ 4º Na hipótesedo parágrafo anterior, nos casos em que a consultase dê em dia não útil, a intimação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.
§ 5º A consulta referida nos §§ 3º e 4º deste artigo deverá ser feita em até 7 (sete) dias corridos contados da data do envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação automaticamente realizada na data do término desse prazo.
§ 6º Em caráter informativo, poderáser efetivada remessade correspondência eletrônica, comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual nos termos do §5º deste artigo, aos que manifestarem interesse por esse serviço.
Art. 6º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, serão obtidas através da identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves PúblicasBrasileira (ICP-Brasil), observados os padrões definidos por essa Infraestrutura, que poderão gradualmente ser implementadas.
§ 2º O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
§ 3º - Os usuários são responsáveis:
I - pela guarda, pelo sigilo e pela utilização de suas credenciais de acesso, de seus dispositivos e dossistemas que provêm os meios de autenticação e de assinatura; e
II - por informar ao entepúblico possíveis usos ou tentativas de uso indevido.
Art. 7º – Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade,o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados até as 23:59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do últimodia do prazo, no horário oficial de Brasília, salvo disposiçãoem contrário.
§ 2º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo ficaautomaticamente prorrogado até as 23:59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do primeiro dia útil seguinte ao da solução do problema.
§ 3º A indisponibilidade do sistema será comunicada na página oficialda Prefeitura de Buritama, conformeregulamentação própria.
§ 4º Aos processos administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, se aplicam os mesmos prazos definidosna legislação municipalpara a manifestação das partes interessadas.
Art. 8º O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o artigo 4º ou por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.
Parágrafo único. O acesso aos autos que trata de interesse individual ou privado, será franqueado à parteinteressada ou a procuradorlegalmente habilitado.
Art. 9º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e das demais normas vigentes.
Art. 10 Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do artigo 6º são considerados originais para todos os efeitos legais.
Parágrafo único. Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável, devidoao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados fisicamente, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados do envio da petição eletrônica, para instrução e arquivamento no processo eletrônico respectivo, em pasta própria.
Art. 11 - O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitaispara juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal eadministrativa por eventuaisfraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipótesesprevistas nos artigos 13 e 14.
Art. 12 - A digitalização de documentos recebidosou produzidos no âmbito dos órgãos do Poder Executivodeverá ser acompanhada da conferência ou certificação da integridade do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório,cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º Os órgãos da Administração poderão:
I - proceder à digitalização imediatado documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de documento originalseja acompanhada de cópiasimples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e
III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a. Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidossob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e Decreton2 8.216, de 04 de fevereiro de 2.022
b. Os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 12 deste artigo.
Parágrafo Único Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração do órgão e será admitido o trâmite do processo de formahíbrida, conforme definido em ato específico.
Art. 13 - Impugnada a integridade do documentodigitalizado, mediante alegaçãomotivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14 - O Executivo poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 15 - Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 16 - A conservação dos autos do processopoderá ser efetuadatotal ou parcialmente por meio eletrônico.
§ 1º Os autos dos processos eletrônicos deverão ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a formaçãode autos físicos suplementares.
§ 2º O acervo físico do Executivo poderá ser digitalizado para fins de armazenamento digital de documentos em meioeletrônico, óptico ou equivalente, adotando,preferencialmente, sistema de indexação que possibilite a sua localização e disponibilidade de busca de informações.
§ 3º Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
§ 4º Os documentos originaisem meio físico (em papel) serão conservados por no mínimo 1 (um) ano, podendo serem destruídos após este período,desde que devidamente conferido por servidorpúblico competente, atestandosua digitalização e armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
Art. 17- A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas pelo Poder Executivo e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação documental.
Art. 18 - Os órgãos administrativos deverãoestabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo,o acesso e o uso contínuodos documentos digitais.
§ 1º O estabelecido no caput deveráprever, no mínimo:
I - proteção contraa deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas;e
II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
§ 2º O Executivo disponibilizará equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de computadores aos interessados para distribuição e protocolização de peças e documentos processuais, dentro de suas possibilidades e órgãos específicos.
Art. 19 - A implantação do processo administrativo eletrônico será realizada de forma gradual, com implantação escalonada das medidas de que trata este Decreto até a integral informatização do sistema interno de tramitação processual, a critério do Executivo, de cada Secretaria ou de suas Autarquias em específico.
Art. 20 – O Executivo poderáexpedir atos complementares para o cumprimento do disposto neste Decreto por meio de seus Departamentos.
Art. 21 – O presente Decreto entra em vigor na data da sua publicação,revogadas as disposições em contrário.
Buritama, 26 de Abril de 2023; 105 anos de Fundação e 74 anos de Emancipação Política.
RODRIGO ZACARIAS DOS SANTOS
Prefeito Municipal
ANTONIO JOSÉ ZACARIAS
Diretor do Departamento Municipal de Assuntos Jurídicos
Publicado e arquivado pela Secretaria do Governo do Município, nesta data.
MARIA CRISTINA NOBRE SANTOS
Encarregada de Secretaria
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
