IMPRENSA OFICIAL - SABINO
Publicado em 26 de março de 2024 | Edição nº 800 | Ano VII
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 2.515, DE 26 DE MARÇO DE 2024
CRIA A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – CPAD NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL DE SABINO/SP E DÁ PROVIDÊNCIAS.
O Sr. Eder Ruiz Magalhães de Andrade, Prefeito do município de Sabino, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, e,
CONSIDERANDO os atos normativos que determinam e embasam a adição dos procedimentos técnicos de gestão de documentos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, em especial a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 3º define o que se considera como atividades de gestão de documentos, e no seu artigo 9º dispõe sobre a necessidade de autorização da instituição arquivística pública, na específica esfera de competência, para a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público;
CONSIDERANDO o Decreto nº 4.073, de 3 janeiro de 2002, que no seu artigo 18 dispõe sobre a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, a utilização dos procedimentos de análise, avaliação e seleção dos documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), suas alterações e as normatizações determinadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, em especial quanto guarda e eliminação de dados pessoais;
DECRETA:
Art. 1º - Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo no âmbito da Administração Municipal, a qual compete:
1. definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação; tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
2. documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública;
3. os documentos relativos às atividades-fim serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim;
4. procederá à revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos;
5. orientar a execução das decisões registradas na Tabela envolvendo eliminação, transferência, recolhimento e reprodução de documentos;
6. aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos e submetê-las às autoridades competentes, gestor municipal e secretarias/diretorias dos respectivos documentos para aprovação das mesmas;
7. elaborar ata de aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos;
8. elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial do Município;
9. supervisionar as eliminações, que serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
10. supervisionar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, dar publicidade em portal ou sítio próprio;
11. propor critérios e aprovar a seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando for o caso;
12. propor a constituição de comissões especiais provisórias ou grupos de trabalho provisórios ou a colaboração de agentes públicos convidados para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;
13. manter o intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
14. promover, junto aos setores que compõem a Administração Municipal, a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
15. fomentar, em âmbito :institucional: a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo;
16. elaborar e rever, sempre que necessário, suas competências;
17. atender ao disposto na legislação vigente e cumprir as diretrizes estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados e suas normativas.
Art. 2º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo será composta por um presidente e 02 (dois) membros efetivos e 01 (um) membro variável.
§ 1º - O presidente e os membros serão designados pelo Prefeito Municipal em portaria específica.
§ 2º - Considera-se membro variável, o representante do setor dos quais a documentação será avaliada.
Art. 3º - São atribuições:
I- Do presidente:
a) convocar e presidir as reuniões da comissão;
b) fazer cumprir as decisões tomadas pela comissão;
c) orientar quanto ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação;
d) aprovar e encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos e os Termos de Eliminação de Documentos e encaminhar os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos aos órgãos competentes;
e) representar interna e externamente a comissão ou designar o respectivo membro para fim específico;
f) dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da comissão;
g) supervisionar a execução dos trabalhos de seleção, triagem, eliminação e guarda dos documentos constantes no arquivo morto.
II - Dos membros:
a) orientar e dirimir dúvidas quanto ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação;
b) supervisionar as eliminações, garantindo que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
c) zelar pelo cumprimento das decisões tomadas pela comissão;
III - Do membro variável:
a) assessorar a comissão nos assuntos relacionados com os documentos de sua área de atuação;
b) fornecer dados sobre a documentação;
c) apresentar circunstâncias que justifiquem a prorrogação dos prazos de guarda dos documentos;
d) acatar e cumprir as orientações da Comissão.
Art. 4º - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 5º - Revogam-se as disposições em contrário.
Sabino/SP, 26 de março de 2024
EDER RUIZ MAGALHÃES DE ANDRADE
Prefeito Municipal
Registrado e publicado na Diretoria de Administração e Finanças e afixado no átrio do Paço Municipal, em 26 de março de 2024.
FERNANDO HENRIQUE FLORINDO
Diretor de Administração e Finanças
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
