IMPRENSA OFICIAL - SÃO JOSÉ DO RIO PARDO
Publicado em 26 de dezembro de 2024 | Edição nº 1480 | Ano VII
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 7.794, DE 26 DE DEZEMBRO DE 2024.
Dispõe sobre a instituição do Município Digital, no âmbito da Administração Pública do Município de São José do Rio Pardo – SP.
O Prefeito do Município de São José do Rio Pardo, Estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Orgânica Municipal, e;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021, que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência Pública;
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º. Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de São José do Rio Pardo, o Município Digital, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso à documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental, oferta de serviços públicos digitais consolidados em plataforma única e oferta de ferramentas de gestão e planejamento aos servidores públicos municipais.
§1º A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos da Administração Pública dar-se-á gradualmente, sendo definido junto às secretarias da Prefeitura de São José do Rio Pardo as forma e prazos a serem determinados por cada uma.
§2º As secretarias têm o prazo máximo 03 (três) anos da publicação deste decreto para adesão plena do "Protocolo Digital".
Art. 2º. Acesso ao "Protocolo Digital" será através do site oficial do município, encontrado no link: https://saojosedoriopardo.sp.gov.br/.
Art. 3º. Para os fins deste decreto considera-se:
I - Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
II - Assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;
III - Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IV - Captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V - Documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI - Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
VII - Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
VIII - Legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
IX - Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
X - Processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XI - Processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Art. 4º. São objetivos do Município Digital:
I - Eliminar o uso do papel, contribuir para a sustentabilidade ambiental, substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital, imprimindo maior eficácia e celeridade aos documentos oficiais e processos administrativos;
II - Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
III - Assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527/2011, bem como a Lei nº 13.709/2018 e a regulamentação própria do município;
IV - Assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
CAPÍTULO II
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 5º. A gestão de documentos do Município de São José do Rio Pardo deverá ser realizada exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico e protocolo eletrônico.
§ 1° A finalidade do Memorando Eletrônico é formalizar a gestão de documentos internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros.
§ 2° O Ofício Eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do sistema de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento.
§ 3° Os Protocolos Eletrônicos iniciados no âmbito do Município, serão gerados pelo requerente de forma eletrônica, ou presencial no setor competente, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que o fundamentem.
Art. 6º. Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores competentes.
Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido dos documentos sejam eles eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora, observados, para os documentos impressos, os dispostos na Tabela de Temporalidade, disposta no Decreto Municipal nº 7.769, de 11 de novembro 2024, ou por ato substitutivo.
Art. 7º. Após os 03 (três) anos de instituição deste instrumento, será totalmente vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:
I - Fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
II - Impressão do documento, na forma da legislação que a exigir;
III - Juntar a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do documento;
IV - Situações de extrema necessidade que a realidade justifique e casos em que o contribuinte por algum motivo não tenha condições de utilizar o protocolo digital, sendo o Setor de Protocolo responsável por analisar tais pedidos presenciais.
Parágrafo único. A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob a responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo.
Art. 8º. A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei federal n° 12.527/2011, bem como a Lei nº 13.709/2018 e das demais normas aplicáveis.
Art. 9º. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do Sistema Protocolo Digital terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica, podendo ser:
I - assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de login e senha;
II - assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (lCP-Brasil), para firmar documento eletrônico ou digital;
III - outras formas de autenticação poderão ser utilizadas a serem definidas pela Administração.
§ 1º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável, e para os efeitos legais a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a mesma validade.
§ 2º A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão ou entidade da Administração Pública, procedimento para verificação.
Art. 10. Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1° Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2° Na hipótese prevista no §1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do 1º (primeiro) dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§ 3° Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental e que por algum motivo técnico não possam ser cadastrados, terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detentor do documento.
Art. 11. O desentranhamento de documentos do processo será executado mediante despacho fundamentado no qual deverá indicar as folhas a serem desentranhadas.
§ 1º O desentranhamento somente poderá ser determinado pelo servidor que juntou aos autos o respectivo documento ou por servidor hierarquicamente superior.
§ 2º O despacho que determinar o desentranhamento deverá informar se será o caso apenas de desentranhamento ou de desentranhamento mediante substituição de documentos por cópias autenticadas.
§ 3º Não serão renumeradas as folhas dos autos quando peças forem desentranhadas, bastando certificar-se o ato, substituindo-se as folhas retiradas pela certidão, da qual deverá constar a descrição das páginas substituídas.
§ 4º No caso de documentos substituídos por cópias autenticadas, o respectivo termo deverá seguir a ordem cronológica do processo.
CAPÍTULO III
DAS CAIXAS DE MENSAGEM
Art. 12. O envio e recebimento dos documentos eletrônicos serão feitos exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município.
Art. 13. Os chefes de departamento/setor terão acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:
I - Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II - Delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;
III - Efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;
IV - Comunicar o Setor de Tecnologia da Informação a utilização indevida da caixa da unidade;
V - Zelar:
a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) pela leitura dos documentos recebidos;
d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico.
Art. 14. Serão automaticamente cadastrados como usuários externos do sistema de protocolo digital:
I - Pessoas físicas ou jurídicas que possuem cadastro no imobiliário da prefeitura;
II - Pessoas físicas ou jurídicas, ativas, que possuem cadastro no mobiliário da prefeitura;
§ 1º Devendo realizar o acesso através de certificado digital ou solicitar senha de acesso através do primeiro acesso ao Sistema de Protocolo Digital.
§ 2º O acesso poderá ser feito por procuradores ou contadores, devendo para tanto, assinar procuração a ser disponibilizada no Sistema de Protocolo Digital.
§ 3º Poderão solicitar cadastro como usuários externos do sistema de protocolo digital todos que não se enquadrarem no artigo anterior e precisarem fazer uso do serviço, desde que preenchidos todos os requisitos para a liberação do login e senha de acesso dentro do próprio sistema online.
Art. 15. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
§ 1° O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§ 2° Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3° A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses exigidas neste decreto.
Art. 16. A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão da Administração Pública, procedimento para verificação.
Art. 17. Os órgãos da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado, se assim entenderem necessário.
Art. 18. Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização posterior.
Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade, disposta no Decreto Municipal nº 7.769, de 11 de novembro 2024.
Art. 19. Ao Setor de Protocolo dos órgãos da Administração Pública caberá monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.
CAPÍTULO IV
DA EMPRESA CONTRATADA
Art. 20. À Empresa contratada cabe o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o Município Digital, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
§ 1º Fica a empresa contratada responsável:
I - pelo treinamento e disponibilização de vídeos tutoriais para treinamento dos usuários do sistema, sendo possível;
II - verificação de segurança do sistema;
III - backup, realizando ou orientando servidor público a realização;
IV - garantir estabilidade do sistema e disponibilidade do serviço 24 (vinte e quatro) horas por dia, todos os dias da semana;
V - hospedagem em datacenter confiável em território nacional.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 21. Os protocolos físicos já em trâmite serão mantidos da forma originária, não havendo necessidade de sua digitalização.
Art. 22. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por este Decreto, conforme o prazo estipulado.
Art. 23. Compete a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.
Art. 24. As despesas decorrentes da execução deste Decreto correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementadas, se necessário.
Art. 25. Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.
São José do Rio Pardo, 26 de dezembro de 2024.
Marcio Callegari Zanetti
Prefeito
Publicado no Diário Oficial Eletrônico do Município.
Paulo Eduardo Gonçalves Boldrin
Secretário Municipal de Gestão Pública
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
