IMPRENSA OFICIAL - OLÍMPIA
Publicado em 21 de janeiro de 2025 | Edição nº 1858 | Ano IX
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO N.º 9.402, DE 21 DE JANEIRO DE 2025
Dispõe sobre a regulamentação funcional da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais e dá outras providências.
EUGENIO JOSÉ ZULIANI, Prefeito Municipal da Estância Turística de Olímpia, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE E DA COMPETÊNCIA
Art. 1.º A Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais, com gerência e orçamento subordinado ao Poder Executivo, com as competências delineadas pelo Capítulo V, da Lei n.º 5.045, de 23 de dezembro de 2024, tem sua regulamentação funcional fixada nos termos do presente Decreto.
Art. 2.º Constitui-se na finalidade da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais, além das normas previstas pela legislação municipal pertinente, assegurar o cumprimento das normas legais dentro de suas atribuições, promovendo a integração entre os órgãos municipais e o apoio estratégico à gestão pública.
Art. 3.º Para a realização dos seus objetivos, observadas as normas legais, previstas pela Lei n.º 5.045, de 23 de dezembro de 2024, necessita de profissionais nas diversas áreas de atuação, os quais por este Decreto, tem fixadas as atribuições funcionais, procedimentos legais e qualificações obrigatórias para o exercício da função pública.
CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO
Art. 4.º Fica constituído, como parte integrante deste Decreto, o Organograma Funcional da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais, constante do ANEXO ÚNICO, com a estrutura fixada pelo artigo 19, da Lei n.º 5.045, de 23 de dezembro de 2024, a saber:
I – Secretário Municipal de Governo e Relações Institucionais;
a) Divisão de Apoio ao Terceiro Setor e Organizações Comunitárias;
b) Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas, com 2 (dois) setores: Setor de Captação e Gestão de Recursos e Setor de Prestação de Contas e Monitoramento;
c) Divisão de Parcerias Público-Privadas e Concessões;
d) Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas, com 2 (dois) setores: Setor de Atendimento e Encaminhamento e Setor de Análise e Resolução;
e) Divisão de Comunicação, Imprensa, Cerimonial e Eventos, com 2 (dois) setores: Setor de Cerimonial e Solenidades e Setor de Imprensa e Marketing.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
SEÇÃO I
DO SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GOVERNO
Art. 5.º Ao Secretário Municipal de Governo e Relações Institucionais, compete:
I – exercer a direção superior da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais;
II – superintender e coordenar as atividades da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais;
III – despachar diretamente com o Prefeito Municipal;
IV – expedir instruções sobre o funcionamento da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais;
V – celebrar todas as espécies de atos de contratação, inclusive contratos de gestão em que esteja envolvida a Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais;
VI – prover os cargos iniciais de carreira, propor promoções e exonerações, bem como praticar todo e qualquer ato que importe em provimento ou vacância dos cargos da Secretaria;
VII – propor ao Prefeito Municipal o preenchimento dos cargos em comissão e do quadro de apoio da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais;
VIII – apresentar ao Prefeito Municipal, no início de cada exercício, relatório das atividades do ano anterior da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais, e sugerir medidas legislativas e administrativas adequadas ao seu aperfeiçoamento;
IX – propor a instauração de sindicâncias e instauração de processo administrativo disciplinar;
X – aplicar sanções disciplinares aos servidores da Secretaria;
XI – interlocução com a Câmara Municipal;
XII – discussão dos Projetos de Lei com os Vereadores;
XIII – relacionamento com a imprensa local e regional;
XIV – interlocução com os partidos políticos da base de apoio à administração e da oposição;
XV – relacionamento com as esferas governamentais;
XVI – acompanhamento e monitoramento dos recursos captados através de convênios;
XVII – gestão e interlocução para elaboração do PPA, LDO e Orçamento Anual;
XVIII – interatividade das Secretarias, Autarquias e Fundações municipais;
XIX – delegar, por meio de portaria, atribuições a seus subordinados;
XX – ao Secretário Municipal de Governo e Relações Institucionais compete ainda as atribuições comuns a todos os Secretários, conforme disposto na legislação pertinente.
SEÇÃO II
DA DIVISÃO DE APOIO AO TERCEIRO SETOR E ORGANIZAÇÕES COMUNITÁRIAS
Art. 6.º A Divisão de Apoio ao Terceiro Setor e Organizações Comunitárias, compete:
I – promover a interlocução entre o poder público municipal, o terceiro setor e as organizações comunitárias, fortalecendo parcerias e ações conjuntas;
II – planejar, coordenar e executar políticas públicas de apoio ao terceiro setor, fomentando iniciativas sociais, culturais, educacionais e de interesse público;
III – apoiar a criação, regularização e fortalecimento de associações, fundações, cooperativas e demais entidades que compõem o terceiro setor;
IV – orientar as organizações comunitárias e entidades do terceiro setor quanto aos procedimentos administrativos, jurídicos e financeiros necessários ao seu funcionamento regular;
V – identificar e articular demandas das organizações comunitárias, promovendo soluções e parcerias que atendam aos interesses da comunidade local;
VI – acompanhar e monitorar a execução de convênios, parcerias e termos de colaboração firmados entre o município e o terceiro setor, assegurando o cumprimento das metas e objetivos pactuados;
VII – fomentar a captação de recursos, parcerias e apoio institucional para projetos desenvolvidos pelas organizações comunitárias e entidades do terceiro setor;
VIII – promover a capacitação técnica e administrativa das organizações comunitárias e entidades do terceiro setor, oferecendo treinamentos, oficinas e orientações específicas;
IX – elaborar e divulgar materiais informativos e educativos voltados ao fortalecimento do terceiro setor e das organizações comunitárias;
X – manter atualizado o cadastro municipal de organizações do terceiro setor e comunitárias, consolidando informações sobre sua atuação, área de abrangência e demandas prioritárias;
XI – desenvolver estudos e diagnósticos sobre o impacto das ações do terceiro setor no município, contribuindo para o planejamento de políticas públicas;
XII – promover a realização de fóruns, conferências e eventos que estimulem o diálogo entre o poder público, o terceiro setor e a sociedade civil;
XIII – facilitar a integração entre as diversas Secretarias Municipais e as organizações comunitárias, garantindo o alinhamento das ações e o atendimento das demandas específicas;
XIV – representar a Secretaria de Governo e Relações Institucionais em reuniões, eventos e fóruns relacionados ao terceiro setor e às organizações comunitárias;
XV – zelar pelo cumprimento das legislações e regulamentações que regem as relações entre o município e o terceiro setor;
XVI – executar outras atividades correlatas determinadas pela Secretaria de Governo e Relações Institucionais, relacionadas ao apoio e fortalecimento do terceiro setor e das organizações comunitárias.
Parágrafo único. São atribuições do Diretor, da Divisão de Apoio ao Terceiro Setor e Organizações Comunitárias, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
SEÇÃO III
DA DIVISÃO DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS
Art. 7. A Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas, compete:
I – formular, coordenar e executar políticas e programas de captação de recursos externos para as finanças municipais, atuando junto às esferas estadual, federal e internacional, bem como junto a governos, órgãos de fomento, entidades públicas, privadas e organizações não governamentais;
II – articular e implementar políticas e ações, em parceria com os demais órgãos municipais, estabelecendo normas operacionais e administrativas que orientem e integrem suas atividades;
III – realizar o controle e a supervisão da prestação de contas dos contratos, convênios e compromissos firmados com recursos externos obtidos pela administração municipal, zelando pela conformidade e transparência;
IV – promover a integração e o diálogo com entidades federais, estaduais e municipais, bem como com a iniciativa privada, no que diz respeito ao desenvolvimento de políticas de interesse do município;
V – capacitar, acompanhar e avaliar os chefes de setores e demais servidores subordinados à divisão, garantindo a eficiência e a qualificação contínua das equipes;
VI – assessorar o Chefe do Executivo Municipal e os Secretários Municipais em assuntos relacionados à captação de recursos e prestação de contas, oferecendo suporte técnico e estratégico;
VII – atender às solicitações e convocações da Câmara Municipal, fornecendo informações e esclarecimentos pertinentes às atividades da divisão;
VIII – articular-se com os demais órgãos e entidades da administração municipal, promovendo a integração da Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas aos planos e programas institucionais;
IX – gerir e supervisionar os recursos humanos e materiais sob a responsabilidade da divisão, promovendo a organização e eficiência administrativa;
X – avaliar o desempenho, comportamento e disciplina dos funcionários subordinados, com o objetivo de aprimorar os resultados e o alcance das metas estabelecidas;
XI – desempenhar outras atividades correlatas ou que lhe forem atribuídas, dentro de sua área de competência, em conformidade com as demandas da administração pública;
XII – controlar e acompanhar as frequências dos servidores sob sua gestão, utilizando o sistema de ponto biométrico para garantir a regularidade;
XIII – gerenciar e registrar, por meio do sistema, o agendamento de férias e licenças-prêmio dos servidores vinculados à divisão;
XIV – orientar e supervisionar os servidores quanto à política de segurança da informação, uso adequado da internet e dos equipamentos de informática fornecidos pela administração pública;
XV – estabelecer mecanismos para a identificação de oportunidades de novos recursos, fomentos e parcerias, garantindo o desenvolvimento sustentável do município;
XVI – monitorar prazos e exigências contratuais, elaborando relatórios periódicos sobre a execução e a prestação de contas de convênios e contratos de forma transparente e eficiente;
XVII – promover a elaboração de estudos e diagnósticos voltados à melhoria dos processos de captação de recursos e prestação de contas, visando aumentar a eficiência administrativa e os resultados financeiros;
XVIII – incentivar a adoção de práticas inovadoras no gerenciamento de projetos e captação de recursos, otimizando a aplicação dos recursos obtidos para o benefício coletivo;
XIX – propor políticas de modernização e informatização dos processos de captação de recursos e prestação de contas, com foco na eficiência e transparência;
XX – exercer outras competências correlatas, conforme legislação vigente, atendendo às necessidades do município e ao alinhamento com as diretrizes governamentais.
Parágrafo único. São atribuições do Diretor, da Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
Subseção I
Do Setor de Captação e Gestão de Recursos
Art. 8.º Ao Setor de Captação e Gestão de Recursos, compete:
I – gerenciar os convênios e contratos de repasse, acompanhando as ações de celebração, execução, monitoramento e encerramento;
II – organizar, planejar, orientar e coordenar todos os atos e procedimentos relacionados aos convênios, contratos de repasse ou instrumentos congêneres, incluindo elaboração, plano de aplicação, execução, vigência e prestação de contas;
III – acompanhar a execução dos programas e projetos financiados por meio de convênios, contratos de repasse ou instrumentos similares, assegurando o cumprimento das metas estabelecidas;
IV – elaborar relatórios técnicos de acompanhamento, execução e controle dos convênios, contratos de repasse ou instrumentos congêneres, garantindo a transparência e o alinhamento com as normas aplicáveis;
V – orientar as autoridades competentes quanto à execução dos convênios e contratos de repasse, assegurando o cumprimento das obrigações do município, das exigências legais e do processo de fiscalização;
VI – cadastrar, credenciar e treinar os gestores de convênios e contratos de repasse da Prefeitura Municipal, promovendo o acesso e a operacionalização no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV) ou em plataformas similares;
VII – propor ao Diretor da Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas medidas reguladoras ou corretivas relativas aos convênios e contratos de repasse, visando à sua regularidade e eficiência;
VIII – auxiliar no gerenciamento e monitoramento dos recursos recebidos, sejam eles provenientes de esferas federal, estadual, internacional ou de parcerias público-privadas, verificando sua regular aplicação em conformidade com os objetivos pactuados;
IX – organizar e manter atualizado o arquivo físico e digital de convênios, contratos de repasse ou operações para captação de recursos firmados pelo município e outros órgãos públicos, assegurando sua preservação e acessibilidade;
X – encaminhar aos órgãos executores cópias dos convênios e contratos de repasse firmados pelo município, acompanhando sua distribuição e execução;
XI – realizar, no que couber, a prestação de contas dos contratos, convênios e compromissos assumidos com recursos externos obtidos pela administração municipal, assegurando a conformidade com as exigências legais e contratuais;
XII – oferecer suporte técnico à elaboração de planos de trabalho para convênios, contratos de repasse ou instrumentos congêneres, garantindo a clareza e a consistência das propostas;
XIII – articular ações integradas entre as Secretarias Municipais e outros órgãos, de forma estratégica, que visem à celebração de convênios e contratos de repasse, promovendo o alinhamento das políticas públicas municipais;
XIV – fornecer suporte técnico ao Diretor da Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas, assessorando-o no desempenho de suas atribuições e no cumprimento das metas institucionais;
XV – realizar o acompanhamento das legislações e regulamentações pertinentes aos convênios e contratos de repasse, propondo atualizações e adequações quando necessário;
XVI – desenvolver mecanismos para aprimorar o controle e o monitoramento dos convênios, utilizando ferramentas tecnológicas e metodologias de gestão de projetos;
XVII – atuar de forma proativa na identificação de oportunidades de captação de novos recursos, elaborando estratégias para fortalecer as finanças municipais e as políticas públicas;
XVIII – promover a capacitação contínua dos servidores envolvidos na gestão de convênios e contratos, assegurando a eficiência administrativa e a qualidade na execução das atividades;
XIX – garantir a transparência e a publicidade dos processos de captação de recursos e prestação de contas, promovendo o acesso às informações pela sociedade e pelos órgãos de controle;
XX – exercer outras competências correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas ou pela Secretaria de Governo e Relações Institucionais, de acordo com as necessidades institucionais.
Parágrafo único. São atribuições do Chefe do Setor de Captação e Gestão de Recursos, da Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
Subseção II
Do Setor de Prestação de Contas e Monitoramento
Art. 9.º Ao Setor de Captação de Recursos e Prestação de Contas, compete:
I – coordenar e executar os procedimentos de prestação de contas de convênios, contratos de repasse, termos de colaboração, termos de fomento e outros instrumentos congêneres, garantindo a conformidade com as exigências legais e contratuais;
II – monitorar a execução financeira e física dos convênios e contratos firmados, assegurando o cumprimento das metas e dos prazos estabelecidos;
III – elaborar e encaminhar relatórios técnicos e financeiros periódicos aos órgãos financiadores e de controle, detalhando a aplicação dos recursos e o cumprimento dos objetivos pactuados;
IV – acompanhar auditorias e fiscalizações realizadas por órgãos externos, fornecendo informações e documentos necessários para comprovar a correta aplicação dos recursos públicos;
V – orientar e capacitar os gestores municipais quanto aos procedimentos de prestação de contas e às obrigações decorrentes dos convênios e contratos de repasse;
VI – desenvolver e implementar mecanismos de controle interno para garantir a regularidade e a transparência na utilização dos recursos públicos captados;
VII – monitorar e avaliar continuamente a aplicação dos recursos captados, propondo ajustes e melhorias nos processos para alcançar maior eficiência e eficácia;
VIII – organizar e manter atualizado o arquivo físico e digital das prestações de contas realizadas, garantindo a acessibilidade e a preservação das informações;
IX – controlar os prazos de vencimento de convênios, contratos e compromissos assumidos, notificando os gestores sobre ações necessárias para evitar inadimplências;
X – elaborar pareceres técnicos sobre a execução de convênios e contratos, apontando eventuais inconsistências e propondo medidas corretivas;
XI – realizar a interlocução com os órgãos concedentes, financiadores e parceiros, promovendo a integração e a resolução de pendências relacionadas à prestação de contas;
XII – promover a articulação com os demais setores e secretarias municipais para garantir o alinhamento e a integração dos procedimentos de monitoramento e prestação de contas;
XIII – garantir a adequação dos processos de prestação de contas às normativas vigentes, atualizando os procedimentos sempre que necessário;
XIV – acompanhar a execução de projetos financiados por recursos externos, verificando a conformidade das despesas realizadas com os objetivos estabelecidos nos instrumentos firmados;
XV – desenvolver e implementar ferramentas de tecnologia da informação para aprimorar os processos de monitoramento e prestação de contas, assegurando maior eficiência e controle;
XVI – apoiar a Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas na análise de viabilidade técnica e financeira de novos projetos e parcerias;
XVII – divulgar as boas práticas de transparência e responsabilidade fiscal, incentivando a adoção de medidas preventivas para evitar sanções ou apontamentos dos órgãos de controle;
XVIII – realizar o acompanhamento das legislações pertinentes à prestação de contas e monitoramento, propondo adequações e melhorias nos procedimentos internos;
XIX – fornecer suporte técnico aos demais setores e gestores da administração pública na elaboração de relatórios e documentos necessários à prestação de contas;
XX – representar o setor em reuniões, audiências e eventos relacionados ao monitoramento e prestação de contas, quando designado;
XXI – exercer outras competências correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas ou pela Secretaria de Governo e Relações Institucionais, conforme as necessidades institucionais.
Parágrafo único. São atribuições do Chefe do Setor de Prestação de Contas e Monitoramento, da Divisão de Captação de Recursos e Prestação de Contas, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
SEÇÃO IV
DA DIVISÃO DE PARCERIAS PÚBLICO-PRIVADAS E CONCESSÕES
Art. 10. A Divisão de Parcerias Público-Privadas e Concessões, compete:
I – planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas à estruturação, implementação e gestão de Parcerias Público-Privadas (PPPs) e concessões no âmbito municipal;
II – propor e implementar políticas públicas, diretrizes e estratégias que promovam o desenvolvimento sustentável e o fortalecimento das parcerias público-privadas e concessões;
III – realizar estudos de viabilidade técnica, econômica, financeira, jurídica e ambiental para a celebração de PPPs e concessões, em articulação com as secretarias e órgãos municipais competentes;
IV – elaborar editais, contratos e demais documentos necessários para a formalização de PPPs e concessões, em conformidade com a legislação vigente;
V – promover a articulação e integração entre os órgãos e entidades municipais para identificar demandas e oportunidades de PPPs e concessões;
VI – realizar consultas e audiências públicas para garantir a transparência e a participação social nos processos de estruturação e implementação de PPPs e concessões;
VII – monitorar e fiscalizar a execução dos contratos de PPPs e concessões, assegurando o cumprimento das obrigações contratuais por parte das empresas contratadas;
VIII – coordenar o relacionamento entre o município e as concessionárias ou parceiros privados, promovendo o alinhamento das ações e a resolução de conflitos;
IX – elaborar relatórios periódicos sobre o desempenho das PPPs e concessões, avaliando os resultados alcançados e propondo melhorias nos processos;
X – acompanhar e analisar o cumprimento das metas e indicadores de desempenho estabelecidos nos contratos de PPPs e concessões;
XI – buscar e avaliar fontes de financiamento e investimentos para apoiar a implementação de projetos de PPPs e concessões, incluindo parcerias com organismos nacionais e internacionais;
XII – promover a capacitação técnica dos servidores municipais para atuar nas áreas de planejamento, gestão e fiscalização de PPPs e concessões;
XIII – fomentar a inovação e a adoção de tecnologias avançadas nos projetos de PPPs e concessões, visando à melhoria dos serviços públicos;
XIV – manter atualizado o banco de dados de projetos, contratos e estudos relacionados às PPPs e concessões, assegurando o acesso à informação e a transparência;
XV – atuar em conjunto com os órgãos de controle interno e externo, garantindo a regularidade e a conformidade dos processos relacionados às PPPs e concessões;
XVI – propor ajustes e revisões contratuais, quando necessário, para assegurar a eficiência, eficácia e economicidade dos projetos de PPPs e concessões;
XVII – articular-se com entidades da iniciativa privada, organizações não governamentais e outras esferas de governo para promover o desenvolvimento de projetos de interesse público;
XVIII – garantir a transparência e a publicidade das informações referentes aos projetos de PPPs e concessões, divulgando os resultados à sociedade;
XIX – participar de fóruns, eventos e redes de cooperação para o intercâmbio de boas práticas e experiências na área de PPPs e concessões;
XX – exercer outras competências correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Secretaria de Governo e Relações Institucionais, conforme as necessidades institucionais e administrativas.
Parágrafo único. São atribuições do Diretor, da Divisão de Parcerias Público-Privadas e Concessões, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
SEÇÃO V
DA DIVISÃO DE OUVIDORIA, ANÁLISE E RESOLUÇÃO DE DEMANDAS
Art. 11. A Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas, compete:
I – receber, analisar e responder manifestações apresentadas pelos cidadãos, de forma verbal ou escrita, assegurando a resolutividade e o encaminhamento adequado. As manifestações incluem:
a) Sugestão: Propostas ou ideias úteis ao aprimoramento de serviços públicos;
b) Elogio: Reconhecimento ou demonstração de apreço pelos serviços prestados ou pelo atendimento de servidores/colaboradores;
c) Solicitação: Requerimento de serviços ou informações que não puderam ser formalizados pelas instâncias habituais;
d) Reclamação: Manifestação de insatisfação sobre serviços, ações ou omissões da Administração ou de servidores/colaboradores;
e) Denúncia: Comunicação de irregularidades, práticas negligentes ou abusivas e atos contrários à ética e à legislação.
II – encaminhar as manifestações às unidades administrativas competentes, cobrando a prestação de informações e esclarecimentos sobre os atos ou serviços objeto das manifestações;
III – garantir sigilo, sempre que solicitado, sobre as manifestações, protegendo a identidade de reclamantes e denunciantes, conforme legislação vigente;
IV – prestar informações claras e objetivas aos cidadãos sobre as providências adotadas e os resultados alcançados, respeitando os limites legais de sigilo;
V – recomendar a adoção de práticas e mecanismos que impeçam irregularidades administrativas, bem como a correção de condutas que comprometam o patrimônio público ou a eficiência dos serviços;
VI – elaborar e publicar relatórios periódicos, pelo menos semestrais, avaliando as atividades da Ouvidoria, incluindo estatísticas e análises sobre as manifestações recebidas e solucionadas;
VII – realizar campanhas de conscientização e promover a participação cidadã, divulgando os canais de ouvidoria como instrumentos de controle social e melhoria dos serviços públicos;
VIII – acompanhar e controlar a frequência dos servidores da Divisão, mantendo o sistema de ponto biométrico atualizado;
IX – gerenciar o agendamento e o controle de férias, licenças e outros afastamentos dos servidores do setor, integrando informações ao sistema administrativo;
X – atuar em conjunto com o RH e o SESMT no acompanhamento de afastamentos por motivo de saúde, reportando imediatamente acidentes de trabalho e fiscalizando o uso adequado de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);
XI – acompanhar processos de compras e contratações relacionados à Divisão, monitorando desde o pedido inicial até a entrega do material ou serviço solicitado;
XII – garantir a observância das políticas de segurança da informação no uso de sistemas, internet e equipamentos tecnológicos, orientando os servidores sobre boas práticas e responsabilidades;
XIII – desenvolver indicadores de desempenho para avaliar a eficiência do atendimento e a resolução de demandas da Ouvidoria;
XIV – promover a capacitação contínua dos servidores para aprimorar o atendimento e a análise das manifestações recebidas;
XV – participar de fóruns, reuniões e eventos que discutam melhorias e inovações na atuação de ouvidorias públicas;
XVI – representar a Divisão de Ouvidoria em instâncias externas e internas, quando designado, zelando pela transparência e eficiência do setor;
XVII – exercer outras competências correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Secretaria de Governo e Relações Institucionais, em conformidade com as necessidades institucionais.
Parágrafo único. São atribuições do Diretor, da Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
Subseção I
Do Setor de Atendimento e Encaminhamento
Art. 12. Ao Setor de Atendimento e Encaminhamento, compete:
I – recepção e triagem de demandas:
a) realizar o acolhimento inicial das demandas apresentadas pelos cidadãos por meio de canais presenciais, telefônicos, eletrônicos ou outros meios disponíveis;
b) Identificar e classificar as solicitações de acordo com o tema, urgência e complexidade, promovendo o correto direcionamento às áreas competentes.
II – encaminhamento e acompanhamento:
a) encaminhar as demandas recebidas às unidades ou órgãos responsáveis pelo tratamento e resolução das mesmas;
b) monitorar e acompanhar o andamento das demandas encaminhadas, garantindo que sejam tratadas em conformidade com os prazos regulamentares.
III – comunicação com os demandantes:
a) manter o cidadão informado sobre o andamento e a solução da demanda, prezando pela clareza, transparência e eficiência no atendimento;
b) orientar os cidadãos sobre os procedimentos e informações necessárias para a formalização de solicitações e reclamações.
IV – sistematização e relatórios:
a) registrar as demandas e informações recebidas em sistemas de gestão específicos, garantindo a integridade e segurança dos dados;
b) elaborar relatórios periódicos sobre o volume, a natureza e o status das demandas atendidas, subsidiando a Diretoria de Ouvidoria com informações estratégicas para a tomada de decisões.
V – resolução e análise de demandas:
a) colaborar com a Diretoria de Ouvidoria na análise de situações complexas ou que demandem soluções intersetoriais;
b) identificar gargalos, dificuldades e padrões recorrentes nas demandas apresentadas, propondo medidas corretivas e de aprimoramento ao atendimento público.
VI – apoio às ações de transparência e controle social:
a) colaborar com iniciativas de promoção da transparência e do acesso à informação pública;
b) fomentar a participação social por meio do estímulo ao uso dos canais de ouvidoria e atendimento público.
VII – capacitação e melhoria contínua:
a) promover a capacitação contínua da equipe de atendimento, garantindo o aprimoramento das competências necessárias para o desempenho das atividades;
b) buscar a melhoria constante dos processos e fluxos de trabalho, com foco na eficiência e na qualidade do atendimento ao cidadão.
Parágrafo único. São atribuições do Chefe, do Setor de Atendimento e Encaminhamento, da Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados, zelando pelo cumprimento das políticas públicas e pela satisfação do cidadão.
Subseção II
Do Setor de Análise e Resolução
Art. 13. Ao Setor de Análise e Resolução, compete:
I – receber, registrar e classificar as manifestações apresentadas pelos cidadãos, tais como sugestões, elogios, solicitações, reclamações e denúncias, assegurando o correto encaminhamento às unidades responsáveis;
II – realizar atendimento presencial, telefônico e digital, promovendo um canal acessível e eficiente para a comunicação entre a população e a Administração Pública;
III – orientar os cidadãos sobre os procedimentos necessários para formalização de demandas e esclarecimentos quanto às etapas de atendimento e prazos para resposta;
IV – encaminhar as manifestações às unidades administrativas competentes, acompanhando os prazos e a qualidade das respostas fornecidas;
V – gerenciar e atualizar o sistema informatizado de registro e acompanhamento das manifestações, garantindo a rastreabilidade das demandas e a geração de relatórios gerenciais;
VI – monitorar o fluxo de informações e a tramitação das demandas, garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos e a resolução das questões apresentadas;
VII – comunicar ao solicitante, de forma clara e objetiva, as providências adotadas, o status da demanda e os resultados alcançados, respeitando o sigilo, quando aplicável;
VIII – identificar demandas recorrentes e propor melhorias nos serviços e processos administrativos com base nas informações coletadas junto aos cidadãos;
IX – manter arquivo atualizado e organizado das manifestações recebidas, possibilitando a consulta e a transparência das ações do Setor;
X – capacitar os atendentes e servidores do Setor, promovendo a melhoria contínua na qualidade do atendimento ao público;
XI – acompanhar os indicadores de desempenho do atendimento, analisando os resultados para propor ações corretivas ou preventivas que melhorem a eficiência do Setor;
XII – articular-se com as demais divisões e setores da Administração para garantir agilidade e assertividade nos encaminhamentos realizados;
XIII – participar de campanhas de conscientização e educação junto à população, visando a divulgação dos canais de atendimento e o fortalecimento da cidadania;
XIV – elaborar relatórios mensais com análise quantitativa e qualitativa das demandas atendidas, apontando tendências e propondo soluções para aprimoramento da gestão pública;
XV – apoiar a Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas na elaboração de relatórios globais e avaliações periódicas de desempenho;
XVI – realizar atendimento inclusivo, garantindo que cidadãos com deficiência ou necessidades especiais possam se manifestar e acompanhar suas demandas;
XVII – zelar pela confidencialidade e segurança das informações recebidas, evitando qualquer uso indevido ou divulgação não autorizada;
XVIII – exercer outras competências correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas, conforme as necessidades institucionais.
Parágrafo único. São atribuições do Chefe, do Setor de Análise e Resolução, da Divisão de Ouvidoria, Análise e Resolução de Demandas, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
SEÇÃO VI
DA DIVISÃO DE COMUNICAÇÃO, IMPRENSA, CERIMONIAL E EVENTOS
Art. 14. A Divisão de Comunicação, Imprensa, Cerimonial e Eventos, compete:
I – viabilizar a formulação da política municipal de comunicação social, garantindo o cumprimento do princípio da publicidade dos atos administrativos e promovendo propagandas institucionais que integrem as atividades dos órgãos e entidades da Administração Pública;
II – estabelecer e manter relacionamento constante com a imprensa local, regional e, quando necessário, estadual e nacional;
III – monitorar e gerenciar as informações solicitadas ao Prefeito e aos órgãos da Administração Pública Municipal, garantindo transparência e clareza na divulgação;
IV – manter contato diário com os meios de comunicação para divulgar atos e eventos da Administração Municipal, assegurando o fluxo contínuo de informações institucionais;
V – articular com órgãos e entidades públicas e privadas para integrar e fortalecer a divulgação de ações político-administrativas do Município;
VI – planejar, coordenar e executar campanhas de comunicação e promoções de caráter público ou interno, em conformidade com os interesses da Administração Municipal;
VII – assessorar o Prefeito, os Secretários Municipais e os dirigentes das entidades da administração indireta no relacionamento com a imprensa e demais meios de comunicação;
VIII – zelar pela imagem institucional do Governo Municipal, promovendo formas inovadoras de comunicação interna e externa com a sociedade civil;
IX – desenvolver e implementar campanhas de divulgação administrativa que fortaleçam a transparência e a interação com a população;
X – selecionar, de forma estratégica, veículos de comunicação social adequados para diferentes assuntos de interesse público e administrativo;
XI – planejar, organizar e executar o cerimonial e os protocolos de eventos oficiais do Município, garantindo a adequação e o cumprimento das normas de cerimonial público;
XII – elaborar roteiros de eventos e supervisionar a condução de cerimônias, visando à padronização e à eficiência nos atos oficiais;
XIII – promover a cobertura jornalística e fotográfica de eventos oficiais, com posterior divulgação nos canais de comunicação da Prefeitura;
XIV – enviar matérias e publicações relativas ao Diário Oficial Eletrônico do Município, assegurando a transparência das informações divulgadas;
XV – ser responsável pela assinatura eletrônica, por meio do Certificado Digital, das edições do Diário Oficial Eletrônico;
XVI – acompanhar e controlar a frequência dos servidores da Divisão, mantendo o sistema de ponto biométrico atualizado e eficiente;
XVII – gerenciar o agendamento de férias e licenças dos servidores da Divisão, integrando essas informações ao sistema administrativo;
XVIII – atuar em conjunto com o RH e SESMT no acompanhamento de afastamentos por motivos de saúde, notificando imediatamente acidentes de trabalho, acompanhando perícias médicas e fiscalizando o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);
XIX – acompanhar o processo de compras relacionados à Divisão, desde a inserção dos pedidos no sistema até a entrega dos materiais ou serviços;
XX – monitorar e orientar os servidores quanto às políticas de segurança da informação, uso responsável da internet e dos equipamentos de informática disponibilizados;
XXI – promover capacitações periódicas para os servidores da Divisão, visando ao aprimoramento técnico e profissional na área de comunicação, imprensa e cerimonial;
XXII – elaborar relatórios analíticos sobre o impacto das ações de comunicação, avaliando o alcance das campanhas e a percepção pública das atividades da Administração Municipal;
XXIII – representar a Prefeitura em fóruns, eventos e reuniões de interesse na área de comunicação, imprensa, cerimonial e eventos;
XXIV – exercer outras competências correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Secretaria de Governo e Relações Institucionais, conforme as demandas institucionais.
Parágrafo único. São atribuições do Diretor, da Divisão de Comunicação, Imprensa, Cerimonial e Eventos, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
Subseção I
Do Setor de Cerimonial e Solenidades
Art. 15. Ao Setor de Cerimonial e Solenidades, compete:
I – planejar, coordenar e executar as atividades de cerimonial e protocolo das solenidades e eventos oficiais promovidos ou apoiados pela Prefeitura Municipal;
II – organizar e supervisionar a recepção de autoridades e convidados em eventos institucionais, assegurando o cumprimento das normas de cerimonial e etiqueta;
III – elaborar e divulgar a agenda oficial de eventos e solenidades da Prefeitura Municipal, garantindo ampla divulgação junto aos meios de comunicação e à sociedade;
IV – definir e coordenar o uso de espaços e recursos necessários para a realização de eventos, como equipamentos audiovisuais, decoração, recepção e apoio logístico;
V – orientar os participantes das solenidades sobre os procedimentos cerimoniais, como discursos, assentos, apresentações e demais detalhes do evento;
VI – organizar a logística de transporte e segurança para autoridades e convidados, quando necessário, assegurando o bom andamento dos eventos;
VII – coordenar a criação de materiais gráficos e de apoio (convites, programas, identificações, etc.) para eventos e solenidades institucionais;
VIII – garantir que os protocolos de segurança, saúde e acessibilidade sejam seguidos durante a realização dos eventos, visando o bem-estar dos participantes;
IX – coordenar o acompanhamento de todas as etapas de realização de eventos, desde o planejamento até a execução final, garantindo a conformidade com o cerimonial institucional;
X – trabalhar em estreita colaboração com outras divisões e secretarias municipais para garantir a integração e o sucesso das solenidades e eventos realizados;
XI – atuar como ponto de contato para os convidados e autoridades durante a realização das solenidades, garantindo a boa comunicação e resolução de eventuais imprevistos;
XII – elaborar relatórios pós-evento, avaliando a execução das atividades cerimoniais, destacando pontos positivos e áreas que necessitam de melhorias para eventos futuros;
XIII – assessoria direta ao Prefeito Municipal e Secretários nas atividades que envolvam participação em solenidades e eventos externos, garantindo a correta representação da Administração Municipal;
XIV – promover a capacitação e atualização dos servidores do Setor, visando melhorar continuamente as práticas e procedimentos cerimoniais;
XV – propor melhorias nas práticas de cerimonial e protocolo, buscando adaptar as atividades à evolução das normas e tendências do setor;
XVI – acompanhar o cumprimento dos requisitos legais e administrativos para a realização de eventos, zelando pela transparência e legalidade em todas as ações;
XVII – coordenar a execução de eventos internos da Prefeitura, como cerimônias de premiação, aniversários e eventos comemorativos, sempre em conformidade com os protocolos estabelecidos;
XVIII – executar outras atividades correlatas ou que lhe forem atribuídas pela Divisão de Comunicação, Imprensa, Cerimonial e Eventos, conforme as necessidades da Administração Municipal.
Parágrafo único. São atribuições do Chefe, do Setor de Cerimonial e Solenidades, da Divisão de Comunicação, Imprensa, Cerimonial e Eventos, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
Subseção II
Do Setor de Imprensa e Marketing
Art. 16. Ao Setor de Imprensa e Marketing, compete:
I – organizar, conduzir e executar as atividades de comunicação institucional da Prefeitura Municipal, visando garantir a ampla divulgação dos atos administrativos e ações de governo;
II – organizar e promover solenidades, eventos e campanhas de interesse da Prefeitura Municipal, assegurando a qualidade na execução e o cumprimento dos protocolos oficiais;
III – fornecer apoio logístico e operacional aos eventos e atividades cerimoniais promovidos pela Administração Municipal;
IV – desenvolver e coordenar ações de marketing institucional e campanhas publicitárias para promover os serviços, projetos e ações da Administração Municipal;
V – dirigir as atividades específicas do setor, assegurando que os objetivos de comunicação institucional sejam cumpridos de maneira eficiente e integrada;
VI – assessorar as unidades da Prefeitura em assuntos relacionados à comunicação social, apoiando no desenvolvimento e execução de estratégias de comunicação para cada área;
VII – elaborar e distribuir informativos internos para os servidores da Prefeitura, mantendo-os atualizados sobre eventos, ações e notícias de interesse do funcionalismo público;
VIII – garantir o cumprimento do princípio de publicidade dos atos administrativos, através da criação e veiculação de propagandas institucionais e campanhas educativas de interesse público;
IX – manter o Prefeito Municipal informado sobre o noticiário e matérias relacionadas aos atos e decisões da Prefeitura, acompanhando a cobertura jornalística local e regional;
X – documentar e registrar os eventos e atos oficiais realizados pelo Município, visando à preservação histórica e à disseminação das informações para a população;
XI – redigir textos, notas e outros documentos institucionais de interesse do Município, providenciando sua publicação nos meios de comunicação, conforme a relevância e urgência;
XII – editar e publicar periodicamente materiais e publicações diversificadas, com o objetivo de informar a população sobre as obras, serviços e resultados da administração municipal;
XIII – enviar matérias e informações pertinentes ao Diário Oficial Eletrônico do Município, garantindo a transparência e publicidade dos atos administrativos;
XIV – ser responsável pela assinatura eletrônica, através do Certificado Digital, das edições do Diário Oficial Eletrônico, garantindo a autenticidade e validade jurídica das publicações;
XV – executar a função de porta-voz do Prefeito e dos Secretários Municipais, quando designado, divulgando e esclarecendo os posicionamentos oficiais da Administração Municipal perante a imprensa e o público;
XVI – coordenar e supervisionar a atuação da imprensa e marketing digital, promovendo a imagem do Município nas redes sociais e outros canais de comunicação online;
XVII – monitorar a cobertura jornalística e as publicações sobre a Administração Municipal, respondendo às solicitações da mídia e buscando corrigir informações errôneas ou prejudiciais;
XVIII – propor e coordenar o desenvolvimento de campanhas publicitárias e promocionais, com foco na valorização da imagem institucional e na integração com a sociedade;
XIX – exercer outras atividades correlatas ou que lhe forem atribuídas, com o objetivo de fortalecer a comunicação entre a Prefeitura e a sociedade.
Parágrafo único. São atribuições do Chefe, do Setor de Imprensa e Marketing, da Divisão de Comunicação, Imprensa, Cerimonial e Eventos, desenvolver, gerenciar e supervisionar as atividades descritas nos incisos deste artigo e nos níveis hierárquicos subordinados.
CAPÍTULO IV
DOS DEMAIS SERVIDORES
Art. 17. Aos servidores cujas atribuições não foram especificamente detalhadas neste Decreto, além de cumprirem as ordens, determinações e instruções que lhes forem dadas, cabe também:
I – formular sugestões que contribuam para o aprimoramento contínuo das atividades e do desempenho do serviço público;
II – atender às prescrições legais e regulamentares, executando com zelo, eficiência e responsabilidade as tarefas que lhes sejam confiadas, de acordo com os princípios da Administração Pública;
III – manter um padrão de conduta ético, respeitando os valores e as diretrizes da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais e do município;
IV – colaborar de forma proativa com as demais unidades da Secretaria, visando à integração e à excelência no serviço prestado à população.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18. As unidades da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais funcionarão de forma articulada e integrada, em regime de colaboração mútua, visando ao atingimento de objetivos comuns e à otimização dos processos administrativos.
Parágrafo único. As relações hierárquicas serão definidas com base nas atribuições e nas funções de cada unidade, conforme disposto no organograma da Secretaria Municipal de Governo e Relações Institucionais, apresentado no Anexo Único deste Decreto.
Art. 19. Aos Diretores, dentro de suas competências específicas, cumpre descentralizar responsabilidades, definir metas, estabelecer prioridades e adotar as medidas necessárias para contribuir com o desenvolvimento das ações da unidade orgânica, promovendo o desempenho funcional dos servidores sob sua supervisão e garantindo a qualidade do serviço prestado.
Art. 20. Os titulares das funções de Chefia deverão subsidiar a elaboração do orçamento da Secretaria, identificando as necessidades orçamentárias para o cumprimento das metas e objetivos institucionais, assegurando a alocação adequada de recursos para o bom funcionamento das unidades subordinadas.
Art. 21. Poderão ser atribuídas aos ocupantes de cargos em comissão funções e atribuições que, embora não contempladas neste Decreto, sejam compatíveis com a natureza e as finalidades de suas respectivas áreas de atuação, desde que não contrariem as disposições legais e regulamentares.
Art. 22. Os casos omissos neste Decreto serão resolvidos pelo Secretário Municipal de Governo e Relações Institucionais, em conformidade com as competências da Secretaria, e, quando necessário, pelo Chefe do Poder Executivo, que terá a prerrogativa de adotar medidas extraordinárias para a solução das questões não previstas neste Decreto.
Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo seus efeitos a partir de 1.º de janeiro de 2025, revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto n.º 8.524, de 05 de setembro de 2022.
Registre e publique.
Prefeitura Municipal da Estância Turística de Olímpia, em 21 de janeiro de 2025.
EUGENIO JOSÉ ZULIANI
Prefeito Municipal
CLAUDIO ROBERTO FERREIRA DA SILVA
Secretário Municipal de Governo e Relações Institucionais
RAQUEL CRISTINA CREPALDI RIGHETTI
Secretária Municipal da Casa Civil
Registrado e publicado no setor competente da Prefeitura Municipal da Estância Turística de Olímpia, em 21 de janeiro de 2025.
CLÉBER LUÍS BRAGA
Supervisor de Expediente
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
