IMPRENSA OFICIAL - NOVA CAMPINA
Publicado em 29 de janeiro de 2025 | Edição nº 932 | Ano V
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 4.295, DE 29 DE JANEIRO DE 2025.
Institui o Programa Nova Campina Sem Papel, no âmbito de Administração Pública do Município de Nova Campina.
ANTONIO ISAEL DE OLIVEIRA JUNIOR,
Prefeito Municipal de Nova Campina, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais e
CONSIDERANDO a necessidade de contribuir com o meio ambiente sustentável;
CONSIDERANDO a economia ocasionada com a troca do papel pelo sistema digital;
CONSIDERANDO os princípios da eficiência e da atualidade do serviço público;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
DECRETA
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Nova Campina Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
§ 1º A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos da Administração Pública Municipal dar-se-á gradualmente.
§2º Os processos físicos que não forem concluídos até 01 de agosto de 2025, deverão ser transformados em processos digitais para continuidade de seus andamentos.
Artigo 2º Para os fins desde decreto, consideram-se:
I. Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
II. Assinatura Eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;
III. Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IV. Captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalização por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V. Documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI. Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
VII. Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
VIII. Legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
IX. Preservação digital: Conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das caraterísticas físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
X. Processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XI. Processo híbrido: Conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Artigo 3º São objetivos do Programa Nova Campina Sem Papel:
I. Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
II. Possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
III. Assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legalidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV. Assegurar gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
CAPÍTULO II
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Artigo 4º A gestão de documentos do Município de Nova Campina deve ser realizada exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico e protocolo eletrônico.
§ 1º A finalidade do memorando eletrônico é formalizar a gestão de documentos internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I. Solicitar a execução de atividades;
II. Solicitar compras;
III. Agendar reuniões
IV. Solicitar informações;
V. Encaminhar documentos;
VI. Solicitar providências rotineiras;
VII. Solicitar pareceres;
VIII. Outros assuntos considerados de mero expediente.
§2º O ofício eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do sistemas de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por correio eletrônicos ficando sob responsabilidade do sistemas a confirmação de entrega e leitura do documento.
§3º os protocolos iniciados no âmbito do Município, serão gerados pelo requerente de forma eletrônica, ou presencial na Secretaria competente, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que fundamentem.
Artigo 5º A abertura dos processos internos serão realizados pelas secretarias ou protocolo geral de forma digital.
Artigo 6º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:
I. Fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
II. Impressão do documento, na forma da legislação que a exigir;
III. Juntar a processos administrativos, quando o assunto exigir a juntada do documento.
Parágrafo único. A exceção prevista no incisos III deste artigo ficará sob responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo.
Artigo 7º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observação as disposições da lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e das demais normas aplicáveis.
Artigo 8º A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil, instituídas pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
§ 1º O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§2º os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Artigo 9º Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivos técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao retorno da disponibilidade.
§ 3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detento do documento.
CAPÍTULO III
DAS CAIXAS DE MENSAGENS
Artigo 10. O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município.
Artigo 11. O titular do órgão terá acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:
I. Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II. Delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;
III. Efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;
IV. Comunicar a Central Tecnologia da Informação a utilização indevida da caixa da unidade;
V. Zelar:
a) Pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) Pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) Pela leitura dos documentos recebidos;
d) Pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) Pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico.
CAPÍTULO IV
DAS DIGITALIZAÇÃO
Artigo 12. O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.
§ 1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.
§ 2º A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.
§ 3º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:
I. Os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente;
II. Os resultantes de cópia simples serão assim considerados cópia autenticada administrativamente;
III. Os resultantes de cópia simples serão assim considerados.
Artigo 13. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 14 e 15 deste decreto.
Artigo 14. A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão da Administração pública, procedimento para verificação.
Artigo 15. Os órgãos da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Artigo 16. Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 12 deste decreto.
Artigo 17. À unidade de protocolo dos órgãos da Administração Pública caberá monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.
CAPÍTULO V
DA EMPRESA CONTRATADA
Artigo 18. À empresa contratada cabe o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o Programa Nova Campina Sem Papel, bem como a orientação ás áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
Artigo 19. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por este decreto.
Artigo 20. Compete a cada unidade administrativa orientar aos usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no município.
Artigo 21. As despesas decorrentes da execução deste decreto correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementares se necessário.
Artigo 22. Este decreto entra em vigor, 30 dias após a data de sua publicação.
Nova Campina, 29 de Janeiro de 2025.
ANTONIO ISAEL DE OLIVEIRA JUNIOR
Prefeito Municipal
Publicado no Diário Oficial do Município, Lei Municipal nº 1108, de 01.fev.21.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
