IMPRENSA OFICIAL - IPEÚNA
Publicado em 12 de dezembro de 2024 | Edição nº 1035 | Ano VI
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº. 4.553, DE 29 DE NOVEMBRO DE 2024.
DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS – CPAD, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
Diego Heron Pinheiro, Prefeito do Município de Ipeúna, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
- Considerando o dever do Poder Público de promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como de assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Resolução nº 40/1024 do CONARQ e demais legislações aplicáveis;
- Considerando a responsabilidade dos Órgãos da Administração Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico;
- Considerando a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada nos arquivos das Secretarias Municipais, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica.
D E C R E T A:
Art. 1º - Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, terá a finalidade precípua de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção de documentos produzidos e acumulados no Arquivo Público do Município de Ipeúna para garantir a sua destinação final, os termos da legislação vigente, com as seguintes competências:
I - Elaborar e aprovar a classificação de documentos, a tabela de temporalidade e a destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades;
II - Aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública;
III - Orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública municipal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
IV - Analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
V - Convocar especialistas de outras áreas, para auxiliar na execução das suas atribuições;
VI - Designar servidor(es) para acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados nas listagens de eliminação, conforme Resolução nº 40 do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014.
VII - Observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação das Secretariais Municipais, para ulterior homologação do Senhor Prefeito e publicação no Diário Oficial Eletrônico do Município.
Parágrafo único. No caso de eliminação de documentos, caberá a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, a elaboração do Termo próprio, onde conste a relação dos documentos eliminados, forma e justificativa.
Art. 2º - A Comissão Permanente de Arquivo de Documentos - CPAD será constituída pelos seguintes membros:
I – 01 (um) representante da Secretaria de Assuntos Jurídicos;
II – 01 (um) representante da Secretaria de Educação;
III – 01 (um) representante da Secretaria de Promoção Social;
IV – 01 (um) representante da Secretaria de Saúde;
V – 01 (um) representante da Secretaria de Governo e Finanças;
VI – 01 (um) representante da Secretaria de Transporte, Mobilidade Urbana, Esporte, Turismo e Cultura;
VII – 01 (um) representante da Secretaria de Projetos e Obras, Serviços Públicos, Saneamento Básico e Meio Ambiente.
Parágrafo único - Os integrantes da CPAD serão nomeados pelo Prefeito Municipal, por portaria, no prazo de 15 (quinze) dias da publicação deste Decreto.
Art. 3º - São diretrizes que nortearão os trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo:
I - Preservar a memória institucional e o patrimônio documental;
II - Fomentar o controle social e a cultura da transparência no Município;
III - Contribuir com a modernização e a eficiência na gestão pública municipal;
IV - Assegurar o direito fundamental à informação;
V - Adequar as práticas de gestão de documentos no âmbito da Prefeitura Municipal de Limeira à legislação sobre o tema.
Art. 4º - A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação da tabela de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade.
I - A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
II - Os documentos de execução orçamentária e extra orçamentária, após o exame e emissão de parecer respectivo pelo Egrégio Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, só poderão ser incinerados depois de decorridos 05 (cinco) anos, contados da data do julgamento e aprovação das contas do exercício pela Câmara Municipal de Ipeúna;
III - Os documentos inservíveis, arquivados e objeto de inserção em registros próprios, só poderão ser eliminados, incinerados ou destruídos após o decurso de 05 (cinco) anos da sua vigência;
IV - Guias de remessa de documentos, impressos em geral, cadernos, livros de registros de tramitação interna, requisições, etc, considerados supérfluos, ultrapassados, inservíveis e/ou em desuso, poderão ser incinerados a critério da Comissão;
V - Os documentos de valor histórico e os documentos em tramitação, não poderão ser destruídos ou inutilizados, sob qualquer hipótese ou pretexto, ainda que arquivados ou microfilmados;
Art. 5º - A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 6º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, em razão da especificidade ou volume dos documentos a serem avaliados, poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos auxiliares, bem como, convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.
Art. 7º - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
IPEÚNA, 29 DE NOVEMBRO DE 2024.
DIEGO HERON PINHEIRO
Prefeito Municipal
Publicado no Diário Oficial Eletrônico da Prefeitura do Município de Ipeúna, disponível no site www.imprensaoficialmunicipal.com.br/ipeuna.
ANDREA ALVES GOMES SILVA
Secretária.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
