IMPRENSA OFICIAL - TANABI
Publicado em 17 de dezembro de 2024 | Edição nº 1176 | Ano VI
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Leis
LEI MUNICIPAL Nº. 3.562/2024.
Objeto: Dispõe sobre autorização de incineração e/ou destruição mecanicamente de documentos constantes do Arquivo da Prefeitura do Município de Tanabi, dando outras providências.
ALEXANDRE SILVEIRA BERTOLINI, Prefeito do Município de Tanabi, Estado de São Paulo, no uso das atribuições, que lhe foram conferidas por Lei,
FAZ SABER, que a Câmara Municipal de Tanabi, aprovou e ele sanciona e promulga a seguinte Lei:
Art. 1º. Fica o Poder Executivo autorizado a realizar a incineração e/ou destruição mecânica de documentos constantes do Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Tanabi e de suas Secretarias, conforme o disposto nesta Lei.
Art. 2º. Compõem o Arquivo da Prefeitura do Município de Tanabi e de suas Secretarias os documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades por órgãos públicos municipais, em decorrência de suas funções administrativas/executivas.
Parágrafo único. Integram também o referido Arquivo, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público municipal, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos municipais e por agentes públicos municipais no exercício de suas atividades.
Art. 3º. Para efeito de preservação ou destruição, os documentos públicos serão classificados segundo critérios estabelecidos pelo artigo 8º da Lei Federal nº. 8.159/91, em Correntes, Intermediários e Permanentes.
§1°. Consideram-se documentos correntes, aqueles em curso, ou que mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§2°. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhido para guarda permanente.
§3°. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.
Art. 4º. Não serão objeto de incineração ou destruição mecânica na forma desta Lei, os documentos pessoais de servidores ou qualquer outro que sirva de prova para esclarecimento de direito.
Art. 5º. O Poder Executivo Municipal constituirá, por meio de Portaria, uma Comissão Especial para Análise de Preservação ou Destruição de Documentos Públicos, composta por 03 servidores municipais, preferencialmente efetivos.
Parágrafo único. A Comissão terá como atribuições promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas, com vistas à preservação ou eliminação, em conformidade com as normas vigentes.
Art. 6º. Para desempenho de suas atribuições, a Comissão Especial de Análise de Preservação ou de Destruição de Documentos Públicos adotará as seguintes normas procedimentais:
§1º. A documentação comprobatória dos atos administrativos, contábeis, financeiros e jurídicos praticados pelos Poderes Executivo do Município de Tanabi, apresentada por meio informatizado ou documental ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, após passados 8 (oito) anos da data do parecer favorável à aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, poderão ser eliminados mediante ato próprio, com as devidas considerações e razões.
§2º. Os documentos de mero expediente (esporádicos e/ou eventuais) poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, desde que transcorridos 5 (cinco) anos de sua emissão, facultando-se a digitalização e manutenção dos dados por meios informatizados.
Art. 7º. Os documentos que necessitarem sua manutenção para fins específicos, em tempo superior a 8 (oito) anos, só poderão ser eliminados após a digitalização integral e manutenção no arquivo de dados digital da municipalidade.
§1º. Enquadram-se no caput deste artigo os seguintes documentos:
a) Os atos de pessoal, devido necessidade rotineira de expedição de certidões ou declarações em tempo superior a 5 (cinco) anos;
b) Os documentos que, mesmo aprovados pelos órgãos superiores de fiscalização, estiverem sub judice, aguardando decisão final;
c) Os documentos do setor de tributação, devido necessidades esporádicas de expedição de certidões para fins de comprovação da regularidade fiscal e/ou perante a Previdência Social; e
d) Os documentos do setor de nota fiscal de produtor rural, devido necessidades de expedição de certidões comprobatórias junto a Previdência Social.
§2º. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento eletromagnético, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Art. 8º. Todos os documentos oficiais expedidos a partir da vigência desta Lei, deverão preferencialmente serem de forma “digital”, visando assim evitar o acúmulo de papéis, colaborar com o meio ambiente e atender aos princípios constitucionais da eficiência, economicidade, transparência e celeridade dos atos públicos.
Art. 9º. O Chefe do Poder Executivo Municipal fica autorizado a baixar regulamento dos procedimentos internos a serem adotados, desde que não contrarie o disposto nesta Lei.
Art. 10. As despesas decorrentes de aplicação da presente Lei, serão suportadas por dotações próprias do orçamento vigente, suplementadas se necessário.
Art. 11. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 12. Ficam revogadas todas as disposições em contrário.
Prefeitura do Município de Tanabi,
Em 16 de dezembro de 2024.
ALEXANDRE SILVEIRA BERTOLINI
Prefeito do Município
Registrado e publicado na
Secretaria, data supra.
Daniele de Castro Figueiredo Martins
Secretária Municipal dos Negócios Jurídicos.
Thales Facipieri Castro
Secretário Municipal da Administração.
Autógrafo nº. 105/2024
Projeto de Lei nº. 105/2024.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
