IMPRENSA OFICIAL - NOVA CAMPINA
Publicado em 28 de fevereiro de 2025 | Edição nº 954 | Ano V
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 4336, DE 28 DE FEVEREIRO DE 2025.
Institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo - SEI/CIDADES como meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de NOVA CAMPINA/SP e dá outras providências.
ANTONIO ISAEL DE OLIVEIRA JUNIOR,
Prefeito Municipal de Nova Campina, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO, o Convênio firmado pelo Governo do Estado de São Paulo com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região, bem como seu termo aditivo, para adesão e disseminação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) aos municípios;
CONSIDERANDO, o Convênio específico celebrado pela Prefeitura Municipal de NOVA CAMPINA/SP com a Secretaria de Gestão e Governo Digital e a Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP, visando à implementação de uma ferramenta de gestão digital de documentos e processos (SEI/CIDADES);
CONSIDERANDO, que o Município reconhece a importância da modernização dos processos administrativos, bem como os benefícios da adoção do SEI/CIDADES (agilidade, economia, transparência e segurança);
CONSIDERANDO, o disposto no Decreto nº 4.295, de 29 de janeiro de 2025, que institui o Programa Nova Campina Sem Papel;
DECRETA
CAPÍTULO I
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Artigo 1º Este Decreto dispõe sobre o uso do processo eletrônico no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de NOVA CAMPINA/SP, implementado por meio do Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/CIDADES.
Parágrafo único. Aplicam-se aos processos e documentos criados no âmbito do SEI/CIDADES as disposições do Decreto nº 4.295/2025 (Programa Nova Campina Sem Papel).
Artigo. 2º Aplicam-se ao presente Decreto as definições já constantes no Decreto nº 4.295/2025, inclusive aquelas relativas a “assinatura digital”, “assinatura eletrônica”, “digitalização” e “documento digital”. Para fins específicos da implementação do SEI/CIDADES, ficam acrescidas as seguintes definições:
Disponibilidade: razão entre o período de tempo em que o sistema SEI/CIDADES está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência;
Documento arquivístico: todos os registros de informação, em qualquer suporte, produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Municipal, no exercício de suas funções;
Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
Informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público, nos termos da Lei Federal nº 12.527/2011;
Metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos digitais no tempo;
Nível de acesso: forma de controle do trâmite de documentos e de processos eletrônicos em sistema de processo administrativo eletrônico, categorizados em público, restrito ou sigiloso;
Parametrização: processo de configuração do sistema SEI/CIDADES ou de seus módulos;
Preservação digital: conjunto de ações de controle de riscos para garantir as características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais ao longo do tempo;
Processo administrativo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
Protocolo digital: serviço de protocolização eletrônica que possibilita ao particular apresentar documentos à Administração Pública, dispensando a entrega física ou via postal;
Repositório digital confiável: ambiente de preservação constituído por procedimentos normativos e técnicos, matriz de responsabilidades e infraestrutura tecnológica capaz de manter a autenticidade e prover acesso contínuo a documentos digitais;
Sistemas de processo administrativo legados: softwares de produção, tramitação ou controle de documentos e processos utilizados pela Administração antes da implantação do SEI/CIDADES;
Sistema Eletrônico de Informações – SEI: software de processo administrativo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), disponibilizado ao Município pelo Governo do Estado de São Paulo, por meio da PRODESP, para uso no âmbito deste Decreto.
Artigo 3º São objetivos do SEI/CIDADES:
Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
Assegurar a eficiência e a celeridade das ações governamentais;
Assegurar a gestão, a preservação e o acesso aos documentos e processos eletrônicos no tempo.
Artigo 4º O processo eletrônico será implementado por meio do SEI/CIDADES, instituído no Governo do Estado de São Paulo pelo Decreto Estadual nº 67.641, de 10 de abril de 2023, e respeitará as regras de utilização do Programa, o convênio firmado com a PRODESP e as normas estabelecidas neste Decreto.
Artigo 5º A classificação de informações sigilosas e a proteção de dados pessoais no SEI/CIDADES observarão as disposições das Leis Federais nº 12.527/2011 (LAI) e 13.709/2018 (LGPD), sem prejuízo do Decreto nº 4.295/2025 e demais normas aplicáveis.
CAPÍTULO II
DA IMPLEMENTAÇÃO E UTILIZAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO
Artigo 6º A utilização do processo eletrônico é obrigatória para todos os órgãos da Administração Direta e entidades da Administração Indireta do Município.
Parágrafo único. A implantação do SEI/CIDADES junto aos órgãos e entidades da Administração Pública poderá ocorrer de forma gradual, conforme cronograma de datas aprovado por Portaria do Prefeito ou autoridade competente (se necessário).
Artigo 7º Os documentos produzidos no âmbito do processo eletrônico são considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1º Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no sistema dispensam a sua formação e tramitação em meio físico.
§ 2º Os processos eletrônicos devem ser protegidos por meios que assegurem autenticidade, integridade e preservação dos dados, nos termos do Decreto nº 4.295/2025 e deste Decreto.
Artigo 8º Fica esclarecido que, no tocante aos procedimentos de digitalização e descarte de documentos físicos, devolução de originais, autenticação administrativa, prazos de guarda e demais providências, aplicam-se integralmente as disposições do Decreto nº 4.295/2025 (Programa Nova Campina Sem Papel).
Seção I
Da autoria, autenticidade e integridade
Artigo 9º. A autoria, autenticidade e integridade de documentos e processos eletrônicos no SEI/CIDADES observarão o disposto no Decreto nº 4.295/2025, que disciplina assinaturas digitais e eletrônicas. Sem prejuízo disso:
Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste Decreto serão considerados originais para todos os efeitos legais;
A assinatura utilizada na plataforma SEI/CIDADES é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular zelar pelo sigilo de senhas e dispositivos de acesso.
Seção II
Dos prazos e dos atos processuais
Artigo 10. Os atos processuais praticados no SEI/CIDADES observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico emitido pelo sistema.
§ 1º Salvo disposição legal em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as 23h59 do último dia do prazo, horário de Brasília.
§ 2º Em caso de indisponibilidade técnica do SEI/CIDADES, o prazo será automaticamente prorrogado até as 23h59 do primeiro dia útil subsequente ao retorno da disponibilidade, nos termos do Decreto nº 4.295/2025.
§ 3º Os usuários não cadastrados no SEI/CIDADES poderão acessar documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo digital disponibilizado pelo órgão competente, observada a legislação pertinente.
Artigo 11. Havendo indisponibilidade do SEI/CIDADES, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à digitalização posterior, devendo-se registrar a data e hora do problema técnico. A forma de guarda e descarte de documentos físicos seguirá o Decreto nº 4.295/2025.
Seção III
Envio de documentos digitalizados e impugnação de integridade
Artigo 12. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada em processo eletrônico no SEI/CIDADES.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de inteira responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples, salvo quando houver autenticação diferenciada prevista em lei.
§ 3º A apresentação do original será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses em que o órgão público, motivadamente, solicitar a exibição do documento físico.
Artigo 13. A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, caso em que será instaurado procedimento de verificação pela Administração.
Artigo 14. Os órgãos e entidades da Administração poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de qualquer documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DO SISTEMA DE PROCESSOS ELETRÔNICOS (SEI/CIDADES)
Artigo 15. No SEI/CIDADES, a gestão dos documentos observará a política municipal e estadual de arquivos e gestão documental, aplicando-se:
As Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública Municipal do Estado de São Paulo (atividades-meio e atividades-fim), publicadas pelo Centro de Assistência aos Municípios do Arquivo Público do Estado;
Parágrafo único. O armazenamento, a segurança e a preservação de documentos digitais considerados de valor permanente obedecerão às diretrizes do Arquivo Público do Estado e do Arquivo Público Municipal.
Artigo 16. A gestão e a manutenção do sistema SEI/CIDADES, no âmbito do Município, ficarão a cargo da SECRETARIA MUNICIPAL DE GOVERNO E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS, competindo-lhe, na qualidade de Órgão Gestor Municipal:
Assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do SEI/CIDADES;
Propor ao Órgão Gestor Estadual (Comitê Gestor de Governança de Dados e Informações do Estado de SP) políticas, estratégias e ações de preservação e segurança digital;
Controlar os riscos decorrentes da degradação de suporte e da obsolescência tecnológica;
Fixar diretrizes e parâmetros para implantação e manutenção do SEI/CIDADES no âmbito municipal;
Promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao processo eletrônico, em conformidade com a política de arquivos e gestão documental;
Analisar propostas apresentadas pelos órgãos/entidades da Administração relativas ao SEI/CIDADES, emitindo parecer;
Disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos, aprovando critérios técnicos de digitalização;
Manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste Decreto.
Artigo 17. Compete ao Arquivo Público Municipal:
Assessorar o Órgão Gestor na fixação de diretrizes de implementação e manutenção do SEI/CIDADES, em conformidade com a política municipal/estadual de arquivos;
Promover a padronização da produção de documentos digitais, de forma coordenada com os órgãos da Administração;
Auxiliar e orientar os órgãos na execução e manutenção do sistema de processo eletrônico;
Propor critérios para migração, interoperabilidade ou integração com sistemas legados;
Orientar a identificação, análise tipológica e padronização do fluxo e modelos de documentos digitais.
Artigo 18. Fica instituída a Comissão de Acompanhamento da Implementação do SEI/CIDADES, colegiado subordinado à SECRETARIA MUNICIPAL DE GOVERNO, composta por representantes nomeados pelo Prefeito Municipal.
§ 1º Cada representação contará com seu respectivo suplente, indicados pelos titulares dos órgãos.
§ 2º O Arquivo Público Municipal prestará suporte técnico e operacional às atividades da Comissão.
§ 3º A Comissão contará, quando necessário, com o auxílio da Comissão de Avaliação de Documentos – CADA, que será instituída a critério da Administração.
Artigo 19. Compete à Comissão de Acompanhamento do SEI/CIDADES:
Acompanhar a implantação, execução e manutenção do SEI/CIDADES;
Sugerir ao Arquivo Público Municipal modelos de documentos digitais;
Identificar fluxos de processos e documentos físicos suscetíveis de inserção no ambiente digital, propondo eventuais ajustes ao cronograma de implementação.
Artigo 20. Compete às unidades de protocolo dos órgãos/entidades monitorar a produção de documentos digitais e observar a conformidade com os planos de classificação oficializados.
Artigo 21. Compete a Coordenadoria de Informática e Telecomunicação do Município fornecer suporte tecnológico ao SEI/CIDADES, bem como orientar as áreas de tecnologia da informação dos órgãos e entidades na utilização e manutenção do sistema.
Artigo 22. A manutenção e o aprimoramento contínuo do SEI/CIDADES observarão as diretrizes e procedimentos definidos pela política municipal e estadual de arquivos.
Parágrafo único. Caberá aos órgãos da Administração Municipal auxiliar o Órgão Gestor no estabelecimento de estratégias para acompanhar mudanças tecnológicas e prevenir fragilidade dos suportes.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 23. O Secretário de Governo e Relações Institucionais poderá editar, mediante Portaria, normas complementares necessárias à execução deste Decreto.
Artigo 24. A partir da data de implantação do SEI/CIDADES nos órgãos/entidades municipais, os processos em curso manterão o trâmite no mesmo formato em que iniciados, até seu encerramento definitivo, ou ocorrerá a formação de processos híbridos, conforme normas do Órgão Gestor.
§ 1º A produção de processos híbridos será disciplinada pelo Órgão Gestor.
§ 2º O SEI/CIDADES não será utilizado como repositório de documentos/processos físicos ou eletrônicos cujo trâmite já tenha sido concluído antes de sua implantação.
Artigo 25. O uso inadequado do SEI/CIDADES sujeita o infrator às medidas cabíveis, inclusive instauração de sindicância para apuração de responsabilidade, nos termos da lei.
Artigo 26 Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário.
Prefeitura Municipal de Nova Campina, 28 de Fevereiro de 2025.
ANTONIO ISAEL DE OLIVEIRA JUNIOR
Prefeito Municipal
Publicado no Diário Oficial do Município, Lei Municipal nº 1108, de 01.fev.21.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
