IMPRENSA OFICIAL - COROADOS
Publicado em 16 de maio de 2025 | Edição nº 1314 | Ano VIII
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 3.566, de 16 de maio de 2.025
“Estabelece os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal”
O Sr. ROBERTO CARRILHO ALVES, Prefeito do Município de Coroados, no uso das atribuições legalmente instituídas”
D E C R E T A
Artigo 1º - O presente Decreto estabelece os procedimentos para eliminação e transferência dos documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública Municipal no exercício de suas funções e atividades.
Artigo 2º - Para efeitos do disposto neste Decreto, considera-se:
I – amostragem documental – fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado para aguarda permanente por meio de critérios qualitativos e quantitativos;
II – arquivo corrente – conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração;
III – arquivo intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação (eliminação ou guarda permanente);
IV – arquivo permanente – conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor;
V – avaliação documental – processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação;
VI – documento de arquivo – registro de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzido, recebido ou acumulado por órgão ou entidade da Administração Pública Municipal;
VII – eliminação – destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor permanente, por meio de fragmentação manual ou mecânica;
VIII – recolhimento:
1. entrada de documentos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida;
2. operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente;
IX – transferência – passagem de documentos públicos do arquivo corrente para o arquivo intermediário;
X – Comissão de Análise dos Documentos/Autoridade Delegada – Servidores nomeados pelo Executivo para a avaliação dos documentos a serem inutilizados.
Artigo 3º - Só poderão ser eliminados documentos que constem das tabelas de temporalidade homologadas nos termos da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional, disponível no endereço http://www2.senado.leg.br/bdsf/handle/id/496536 e que tenham cumprido os prazos nelas previstos.
Artigo 4º - Os documentos sem valor para guarda permanente serão eliminados em conformidade com a legislação vigente e de acordo com o procedimento que segue:
I – será autuado processo pelo órgão responsável, sob a classificação “Eliminação de documentos de arquivo”, contendo:
1. Relação de Eliminação de Documentos conforme modelo constante do Anexo I deste Decreto;
2. minuta de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme Anexo II;
3. justificativa para o descarte, elaborada com observância da legislação de regência, em especial dos prazos de guarda previstos nas tabelas de temporalidade vigentes;
II – remessa do processo eletrônico ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, para apreciação e deliberação quanto à autorização da eliminação dos documentos e aprovação do edital;
III – publicação de Edital de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da Cidade, seguindo modelo constante do Anexo II deste Decreto;
IV – encaminhar para fragmentação manual ou mecânica os documentos públicos sem valor para guarda permanente, depois de decorrido o prazo de publicidade descrito no §1º deste artigo e se não houver nenhuma manifestação em contrário;
V - elaborar, no ato da eliminação, Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo III deste Decreto, e encaminhar cópia à Secretaria Municipal de Finanças e Administração para o controle da informação e consolidação de dados;
§ 1º - O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deverá consignar um prazo de 15 (quinze) dias, contados da publicação do aviso no Diário Oficial da Cidade, para possíveis manifestações em contrário ou, quando for o caso, requerer o desentranhamento ou cópias de peças.
§ 2º - A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.
Artigo 5º - As manifestações contrárias à eliminação de documentos deverão ser dirigidas ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, e apresentadas no prazo previsto no artigo 4º, §1º, contendo os fundamentos de fato e/ou de direito do pedido.
§ 1º - Não havendo deliberação acerca da manifestação até o encerramento do prazo estipulado no artigo 4º, §1º, a eliminação do documento objeto do questionamento será interrompida, por cautela, até decisão final, prosseguindo no descarte dos demais.
§ 2º - O titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, poderá consultar a Secretaria Municipal de Finanças e Administração para avaliar o teor da manifestação contrária.
Artigo 6º – Os documentos de valor probatório, histórico ou cultural, destinados à guarda permanente, serão recolhidos para o Arquivo Histórico Municipal, nos prazos definidos nas tabelas de temporalidade vigentes, conforme procedimento definido pela Secretaria Municipal de Cultura.
Artigo 7º – Ao Arquivo Municipal de Processos e ao Arquivo Histórico Municipal caberão decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos de documentos a seus respectivos acervos.
Artigo 8º – Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos ao Arquivo Histórico Municipal;
Artigo 9º – Os procedimentos que orientam a eliminação, a transferência e o recolhimento de documentos deverão ser observados pelos órgãos ou entidades produtores e custodiadores de documentos de arquivo em fases corrente e intermediária.
Artigo 10 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.
Artigo 11 – Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.
Coroados/SP, 16 de maio de 2025
ROBERTO CARRILHO ALVES
Prefeito Municipal
ANEXO I
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (NOME DO ÓRGÃOOU ENTIDADE CUSTODIADORA) | Relação nº: (indicar nº / ano da relação) | ||||
CÓDIGO REFERENTE À CLASSIFICA ÇÃO | DESCRITOR DO CÓDIGO | DATAS- LIMITE | UNIDADE DE ARQUIVAMENTO | OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVAS | |
QUANTIFI CAÇÃO | ESPECIFI CAÇÃO | ||||
MENSURAÇÃOTOTAL: (indicar,em metros lineares, o total dos documentos que serão eliminados) | |||||
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados) | |||||
OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL EM CONJUNTO COM O TITULAR DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CUSTODIADORA, OU AUTORIDADE DELEGADA.
ANEXO II
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CUSTODIADORA) EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº (indicaro nº / ano do Edital)
O(A)(indicar o cargo do titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada), de acordo com a Relação de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da relação), faz saber a quem possa interessar que a partir do 30º dia subsequente à data de publicação deste Edital no Diário Oficial da Cidade, se não houver oposição, o(a) (indicar o nome do órgão ou entidade custodiadora) eliminará (indicar a mensuração total em metragem linear) de documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtora ou acumuladora dos documentos a serem eliminados).
ARelação de Eliminação de Documentos ficarádisponível no sítioeletrônico da Secretaria Municipal de Gestão, no endereço http://www.prefeitura.sp.gov.br/processos.
Os interessados, no prazo citado,poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças dos documentos a serem eliminados, mediante petição contendo a respectiva qualificação, fundamentos de fato e/ou de direito do pedido, dirigida ao(a) (indicar o cargo do titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada) e protocolada no (indicar o endereço do protocolo, dias e horários de funcionamento).
OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO TITULAR DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CUSTODIADORA, OU AUTORIDADE DELEGADA.
ANEXO III
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE CUSTODIADORA) TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
O(A) (indicar o nome do órgão ou entidade custodiadora), de acordo com o que consta da Relação de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da relação), aprovada pelo (indicar o cargo do titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada), por intermédio do respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no Diário Oficial da Cidade, de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total em metragem linear e em peso) de documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtora ou acumuladora dos documentos que foram eliminados).
OBS – O DOCUMENTO DEVERÁ SER ASSINADO ELETRONICAMENTE PELO RESPONSÁVEL DESIGNADO PARA ACOMPANHAR A ELIMINAÇÃO EM CONJUNTO COM O RESPONSÁVEL PELA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
