IMPRENSA OFICIAL - RIFAINA
Publicado em 08 de maio de 2026 | Edição nº 452 | Ano III
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 1578 DE 08 DE MAIO DE 2026
“Institui o programa "Rifaina Sem Papel", regulamenta o uso de meio eletrônico e institui o sistema de gestão documental no âmbito da administração pública municipal”.
O PREFEITO MUNICIPAL DE RIFAINA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Orgânica do Município;
CONSIDERANDO o dever de eficiência da Administração Pública (art. 37, caput, da Constituição Federal);
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021 (Lei do Governo Digital), que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência da administração pública;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos;
CONSIDERANDO a necessidade de modernizar a gestão documental, assegurando a economicidade, a sustentabilidade ambiental e a transparência;
DECRETA:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E DOS CONCEITOS
Art. 1º. Fica instituído o “Programa Rifaina Sem Papel”, com o objetivo de promover a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas exclusivamente em ambiente digital.
Art. 2º. Fica adotado o Sistema Oficial de Gestão Documental como ferramenta oficial e obrigatória para a prática de atos processuais administrativos no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Município.
Parágrafo Único. A especificação técnica, o endereço eletrônico de acesso e os manuais de utilização do Sistema serão definidos por ato da Secretaria Municipal de Administração.
Art. 3º. Para os efeitos deste Decreto são adotadas as seguintes definições:
I – Documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou da natureza;
II – Documento Digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) Documento Nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico;
b) Documento Digitalizado: aquele obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
III – Processo Eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
IV – Processo Híbrido: conjunto de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão, admitido apenas na fase de transição;
V – Meio Eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
VI – Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente que identifica o signatário e garante a autenticidade e integridade do documento, nos termos da Lei Federal nº 14.063/2020.
Art. 4º. São objetivos do Programa:
I - produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
II - possibilitar maior eficácia e celeridade aos procedimentos administrativos;
III - assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV - assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
CAPÍTULO II
DO FUNCIONAMENTO E TRAMITAÇÃO
Art. 5º. A partir da publicação deste Decreto, a abertura e a tramitação de novos processos administrativos dar-se-ão preferencialmente pelo Sistema.
Art. 6º. Os atos processuais praticados no ambiente digital serão considerados realizados na data e horário registrados pelo Sistema, observado o horário oficial de Brasília.
§ 1º O ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do prazo.
§ 2º Na hipótese de indisponibilidade técnica do Sistema no vencimento do prazo, este ficará automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
Art. 7º. Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos (nato-digitais ou digitalizados) para compor processos físicos, salvo nas hipóteses de:
I – Exigência legal expressa;
II – Cumprimento de decisão judicial;
III – Necessidade de remessa a órgãos externos que ainda não recepcionem o formato digital.
IV – Processos Hibrídos;
V – Processos que, em razão de sua natureza, complexidade ou especificidade técnica, sejam reconhecidos pela autoridade administrativa competente como inadequados à tramitação exclusivamente eletrônica.
CAPÍTULO III
DA AUTORIA, AUTENTICIDADE E SEGURANÇA
Art. 8º. O acesso ao Sistema será realizado mediante credenciamento prévio de usuário e senha pessoal e intransferível.
Art. 9º. Os documentos produzidos no âmbito do Sistema e assinados eletronicamente por usuário credenciado (identificação por login e senha) serão considerados originais para todos os efeitos legais, presumindo-se verdadeiros em relação aos signatários.
Parágrafo Único. O disposto no caput não obsta a utilização de assinatura digital baseada em certificado ICP-Brasil, quando a criticidade do documento assim o exigir.
Art. 10. É responsabilidade do usuário:
I – Manter o sigilo de sua senha de acesso, não a compartilhando em hipótese alguma;
II – Zelar pela correção dos dados inseridos no sistema;
III – Comunicar imediatamente à administração qualquer suspeita de uso indevido de sua conta.
CAPÍTULO IV
DA DIGITALIZAÇÃO E RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Art. 11. Os documentos de procedência externa apresentados em suporte físico (papel) no setor de Protocolo ou nas unidades administrativas poderão ser imediatamente digitalizados e inseridos no Sistema.
§ 1º A digitalização deverá garantir a legibilidade e a integridade do documento.
§ 2º Após a digitalização e conferência, o documento físico original será devolvido ao interessado, salvo se a administração optar motivadamente pela sua guarda ou se houver indício de fraude.
Art. 12. Os documentos resultantes da digitalização de originais físicos, realizada por servidor público no exercício de suas funções, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração.
Parágrafo Único. Em caso de impugnação da integridade do documento digitalizado, instaurar-se-á procedimento para verificação de conformidade com o original.
CAPÍTULO V
DA TRANSIÇÃO E DO PROCESSO HÍBRIDO
Art. 13. Fica autorizada a existência temporária de Processos Híbridos durante a fase de implantação do Programa. Determina-se ainda, que enquanto não se verificar o funcionamento regular do sistema os processos deverão se manter em formato físico ou digital, a depender da complexidade ou necessidade a ser verificada caso a caso.
Parágrafo Único. As unidades administrativas deverão promover, gradualmente, a migração dos processos físicos ativos para o meio digital, conforme cronograma e critérios definidos pela Comissão de Gestão.
CAPÍTULO VI
DA GOVERNANÇA E DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 14. Fica instituída a Comissão de Gestão do Programa a ser nomeada por Portaria, com as seguintes competências:
I – Monitorar a implantação e o funcionamento do Sistema;
II – Elaborar normas complementares visando a padronização de documentos e fluxos;
III – Dirimir casos omissos relativos à aplicação deste Decreto.
Art. 15. Compete ao órgão responsável pela Tecnologia da Informação prover a manutenção, a segurança cibernética e as cópias de segurança (*backups*) dos dados armazenados no Sistema e a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.
Art. 16. As despesas decorrentes da execução deste decreto correrão por conta das dotações orçamentárias vigentes.
Art. 17. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Rifaina, 08 de maio de 2026
WILSON ALVES DA SILVA JUNIOR
Prefeito Municipal
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
