IMPRENSA OFICIAL - CAMPO LIMPO PAULISTA
Publicado em 27 de maio de 2022 | Edição nº 34 | Ano I
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 7.001 DE 09 DE MAIO DE 2.022.
“Regulamenta a Lei n°2.495 de 30 de Março de 2022, que dispõe sobre a disciplina e a realização de despesas pelo sistema de Adiantamento.”
LUIZ ANTONIO BRAZ, Prefeito Municipal de Campo Limpo Paulista, Estado de São Paulo, usando de suas atribuições legais, e em consonância com o disposto no artigo 172, inciso I a) e artigo 58, incisos V e VII, da Lei Orgânica do Município de Campo Limpo Paulista.
Considerando, a Lei n° 2.495, de 30 de março de 2022,
DECRETA:
CONCEITO DE ADIANTAMENTO
Art. 1º Adiantamento é a entrega de numerário público a servidor em exercício, sempre precedida de empenho da dotação própria, com a finalidade de realizar despesa de pronto pagamento expressamente definida em Lei e que não possa subordinar-se ao processo normal de aplicação.
Art. 2º Processo normal de aplicação é a realização da despesas por meio de procedimento licitatório, por dispensa de licitação ou por inexigibilidade desta, e que deve obedecer, na ordem que segue os seguintes estágios: empenho, liquidação e pagamento.
§1° Por via regra, as despesas públicas devem ser realizadas por meio de processo normal de aplicação (licitação). Em casos específicos em lei, é permitido utilizar a compra direta (por dispensa de licitação), apresentando-se no mínimo 03 (três) orçamentos (solicitação de compras/solicitação de serviços).
§2° Em hipótese alguma despesas realizadas com recursos de adiantamento podem ser utilizadas como fuga de procedimento normal de aquisição de produtos ou serviços. Frisando, tratar-se de gasto eventual realizado como exceção e não como regra; e a regra é a utilização dos instrumentos licitatórios aplicáveis a cada caso.
A QUEM O ADIANTAMENTO PODE SER CONCEDIDO
Art. 3º Todas as Secretarias Municipais poderão ter acesso aos recursos de adiantamento. No entanto, esse somente poderá ser concedido a servidor público municipal em efetivo exercício, que é quem ficará responsável pelo numerário e pela adequada prestação de contas ao secretário municipal da secretaria responsável pela despesa.
SITUAÇÕES EM QUE O ADIANTAMENTO NÃO PODE SER CONCEDIDO
Art. 4º O adiantamento não pode ser concedido:
I – a agente político, em seu próprio nome, notadamente o prefeito, o vice-prefeito, presidente da Câmara, os vereadores e os secretários;
II – ao servidor em alcance, ou seja, aquele servidor que, tendo recebido adiantamento sob sua responsabilidade, não prestou contas no prazo estabelecido na legislação;
III – a servidor responsável por outro adiantamento;
IV – a servidor em licença, em férias, afastado ou que, por qualquer razão não esteja em efetivo exercício no Executivo Municipal;
V – para pagamento de despesas já realizadas;
VI – para atender despesas maiores do que as quantias adiantadas;
VII – para a aquisição de bens e de materiais com o objetivo de formar estoque;
VIII - para atender despesas em não conformidade com as disposições deste Decreto.
PROCEDIMENTOS PARA PROCESSAMENTO, FORMALIZAÇÃO E CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO
Art. 5º Os processos de adiantamento e suas prestações de contas são formalizados e instruídos pela Secretaria interessada, onerando elemento de despesas próprio, devendo constar dos mesmos o fundamento legal do adiantamento, a dotação orçamentária a ser onerada, o valor a ser concedido, o nome, registro funcional e o número do cadastro de pessoa física (CPF) do responsável pelo adiantamento. A Secretaria de Finanças e Orçamento deve verificar as condições para a concessão do adiantamento e providenciar o processamento dos documentos contábeis, tudo conforme detalhamento a seguir:
I - a Secretaria interessada deverá, com antecedência mínima de 03 (trê) dias, emitir a solicitação de Adiantamento, a qual deverá conter a assinatura do ordenador da despesa, bem como todas as informações requeridas, de forma clara e completa, encaminhando tal documento, por meio de ofício, à Secretaria de Finanças e Orçamento, para análise e providências pertinentes. As informações acima mencionadas serão de exclusiva responsabilidade da Secretaria solicitante;
II – ao receber o documento, a Tesouraria da Secretaria de Finanças e Orçamento analisará as informações nele contidas, bem como se certificará das disponibilidades financeira e orçamentária ao processamento de adiantamento. Estando tais disponibilidade adequadas, a solicitação será encaminhada para a assinatura do Secretário de Finanças e Orçamento e do Chefe do Executivo Municipal.
DESPESAS QUE PODEM SER REALIZADAS COM RECURSOS DE ADIANTAMENTO
Art. 6º As despesas que podem ser realizadas com recursos oriundos do adiantamento são:
I – diárias de agentes públicos (servidores e agentes políticos) em viagens a serviço do Município;
II – despesas de viagens e agentes políticos para exercer atividades ou desempenhar atribuições de interesse da Administração Municipal fora do Município, a serviço ou em missão oficial, inclusive para fins de treinamento, capacitação, qualificação profissional, desde que previamente autorizado pelo secretário da respectiva pasta;
III – selos postais, telegramas, materiais e serviço de limpeza e higiene, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos e aquisição avulsa, no interesse público, de água, gás, livros, jornais, revistas e outras publicações de interesse da Administração;
IV – encadernações avulsas e artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato, cópia e autenticação de documentos;
V – aquelas de caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais;
VI – as de natureza excepcional, devidamente justificada e expressamente ratificada pelo Secretário de Finanças e Orçamento;
VII – outra qualquer, miúda, de pequeno vulto, de pronto pagamento e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada, e não enquadrada, entre aquelas definidas no art. 7° de presente Decreto.
Parágrafo único. Compõe os custos da viagem os dispêndios com:
a) passagem rodoviária, aérea, metroviária, ferroviária, com balsa (ferry boat) ou outro meio de transporte devidamente regulamentado;
b) pedágio, exclusivamente aqueles relativos à praças pertencentes ao itinerário necessário ao deslocamento objeto da viagem;
c) estacionamento regulamentado;
d) serviço de transporte de pessoas por taxi regulamentado, Uber, Cabify, 99 e outros disponibilizados por meio de aplicativos móveis;
e) combustíveis, óleos e lubrificantes veiculares, quando, por razões bem justificadas e devidamente autorizado pela Administração:
1. for necessário o abastecimento de veículos oficiais fora do Município de Campo Limpo Paulista;
2. for necessária a utilização de veículo particular para o deslocamento de agentes públicos a serviço da Administração. Nesse caso, o agente público deverá encher o tanque às suas próprias expensas antes de iniciar a viagem. A Administração arcará somente com o valor do combustível necessário a completar o tanque ao final da viagem, limitado à razão de 10 km por litro, ou seja, o máximo de 1 (um) litro a cada 10 (dez) quilômetros rodados, independentemente do combustível utilizado pelo veículo.
DESPESAS QUE NÃO PODEM SER REALIZADAS COM RECURSOS DO ADIANTAMENTO
Art. 7º É expressamente vedado o dispêndio, com recursos do adiantamento de despesas:
I – em desacordo com o descrito no art. 1° deste Decreto;
II – com produtos ou serviços cobertos por Atas de Registro de Preços, Contratos ou outros instrumentos licitatórios em vigor no município à época da aquisição pretendida do bem ou serviço;
III – com diárias dentro do Município de Campo Limpo Paulista, com exceção para o Prefeito,Vice-Prefeito e para o Presidente de Câmara quando de visitas e missões oficiais, desde que no interesse da Municipalidade e devidamente justificado;
IV – já realizadas;
V – de valores maiores do que as quantias adiantadas;
VI – com o objetivo de formar estoque;
VII – para atender a interesses pessoais e/ou estranhos ao interesse público;
VIII – com presentes, festas, festividades, flores, placas comemorativas, troféus, medalhas e outros de características ou aplicações similares;
IX – com solenidades, congressos, recepções e certames;
X – com remuneração de agentes públicos, à qualquer título;
XI – com aquisição de material permanente, equipamentos ou material bibliográfico;
XII – com bebidas alcoólicas, doces em geral e sobremesa (industrializados ou não), com frigobar, lavanderia (esses dois últimos no caso de diárias em hotel);
XIII – de servidor em alcance.
Parágrafo único. Eventuais despesas elencadas neste artigo serão glosadas.
LIMITES DE VALOR PARA A REALIZAÇÃO DE DESPESAS PELO REGIME DE ADIANTAMENTO
Art. 8º Considerando as particularidades e necessidades específicas das diversas secretarias executivas municipais foi definido em até R$ 2.000,00 (dois mil reais) o limite de valor total para os adiantamentos (quantidade e valor total máximo que será concedido para cada secretaria a título de adiantamento em um mês).
Parágrafo único. Valor maior de adiantamento que aquele descrito no “caput” deste artigo poderá ser concedido somente em caráter extraordinário, desde que formal e devidamente justificado e, ainda, com aprovação conjunta do responsável pela secretaria interessada e de Finanças e Orçamento e pelo Chefe do Poder Executivo Municipal. Tudo fundamentado através de ofício expedido pela secretaria interessada.
Art. 9º Os limites e condições específicos dos gastos com alimentação de agentes públicos a serviço da Prefeitura Municipal de Campo Limpo Paulista, no atendimento ao interesse público, são os listados a seguir:
I – para Servidores Públicos Municipais efetivos e para os não efetivos (comissionados): de até R$ 40,00 (quarenta reais) por refeição;
II – para Agentes Políticos (Prefeito, Vice- Prefeito e Secretários Municipais): de até R$ 100,00 (cem reais), por refeição.
§1° Não será admitido o pagamento de refeições para contratados.
§2° Contratados são pessoas físicas prestadoras de serviços ou fornecedoras de materiais para o Município, assim como os representantes ou funcionários de empresas contratadas pelo Município.
FORMA DE REALIZAÇÃO DO PAGAMENTO DAS DESPESAS POR REGIME DE ADIANTAMENTO
Art. 10. Considerando que o numerário solicitado estará disponível para o responsável pela despesa em espécie, obrigatoriamente, o pagamento será à vista, não sendo permitido pagamentos:
I – anteriormente ao empenho (antes da liberação do adiantamento);
II – com cartão de crédito (ou simplesmente com o Termo “cartão” no comprovante, sem indicar que é de débito);
III – a prazo ou parcelado.
PERÍODO DE VIGÊNCIA DO ADIANTAMENTO
Art. 11. O período de vigência do adiantamento é de 30 (trinta) dias, ou seja, o servidor responsável poderá fazer uso dos recursos do adiantamento por até 30 (trinta) dias a contar da liberação do valor pela Tesouraria. Findo esse prazo, deverá o responsável pelo adiantamento, no prazo de até 10 (dez) dias, proceder a prestação de contas dos gastos realizados, nos moldes do quanto disposto a seguir, observando-se que não haverá cobertura de despesas realizadas fora do período de vigência do adiantamento.
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Art. 12. Prestar contas é um dever constitucional de qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos e, nos termos da Lei de Responsabilidade Fiscal, constitui instrumento de transparência de gestão fiscal.
Parágrafo único. Especificamente em relação aos recursos de adiantamentos, são responsáveis pela prestação de contas o beneficiário direto (aquele que utilize diretamente o recurso) de adiantamento (quem recebe e administra o valor total do adiantamento) e o ordenador da despesa (o secretário responsável pela secretaria interessada).
Art. 13. Após a realização do gasto, o responsável pela despesa (quem realizou a despesa) deverá atestar o recebimento do material/serviço, o que comprova que o mesmo está de acordo com a quantidade/qualidade requisitada, adquirida e paga. Atestar é o ato de datar e assinar no verso do documento. Ao receber os comprovantes das despesas devidamente atestados, o responsável pelo adiantamento considerando as regras estabelecidas deverá:
I – analisar a razoabilidade e a aplicabilidade dos gastos realizados por meio de adiantamento;
II– verificar a conformidade dos documentos, recusando aqueles que estiverem em desacordo com as disposições definidas neste Decreto;
III– os documentos (notas fiscais, recibos, etc) deverão ser grampeados aos formulários, de forma a possibilitar a verificação da assinatura no seu verso. Portanto, referidos documentos não devem ser colados aos formulários, mas tão somente grampeados;
IV– as justificativas apresentadas devem ser muito bem fundamentadas e ao aprovador caberá a conferência e análise da documentação apresentada.
Art. 14. O prazo máximo para a prestação de contas do servidor responsável pelo adiantamento à Secretaria de Finanças e Orçamento é de 10 (dez) dias corridos, contado da data final do prazo para a utilização dos recursos, a qual corresponde a 30 (trinta) dias da data da efetiva liberação do recurso pela Secretaria de Finanças e Orçamento ao servidor responsável pelo adiantamento.
§1° O valor do saldo da prestação de contas (diferença entre o valor do adiantamento e o valor total das despesas realizadas para tal recurso) deverá ser depositado em conta corrente própria da Prefeitura de Campo Limpo Paulista, até no máximo, o primeiro dia subsequente ao vencimento do prazo para a utilização dos recursos do adiantamento.
§2° O depósito do saldo descrito no parágrafo anterior é condição indispensável à prestação de contas, sem o qual esta última será reputada irregular.
§3° Caso a prestação de contas não seja feita nos prazos estipulados acima, o servidor responsável tornar-se-á servidor em alcance, ficando impedido de receber novos recursos de adiantamento, até que a situação seja regularizada.
§4° Não sendo cumprida a obrigação de prestação de contas, o responsável pela irregularidade ficará sujeito a:
a) inscrição na dívida ativa pela Fiscalização Tributária;
b) abertura de sindicância nos termos da legislação vigente;
c) responder perante o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
Art. 15. A Secretaria de Finanças e Orçamento analisará as prestações de contas sob o aspecto de sua exatidão aritmética, da justificação da despesa e da conformidade com o elemento de despesa onerado, bem como realizará a conferência documental do depósito efetuado, tudo em obediência à legislação pertinente e às disposições deste Decreto.
§1° As análises acima mencionadas não desobrigam as secretarias interessadas de procederem à prestação de contas com todo o zelo e cuidado, em observância aos ditames do presente Decreto.
§2° Prestações de contas em desacordo com o estabelecido neste Decreto serão formalmente recusadas e desenvolvidas à secretaria de origem, a qual deverá, quando cabível, providenciar as retificações, exclusões, complementações ou outras providências pertinentes à sua adequação.
COMPROVANTES DE DESPESAS – EXIGÊNCIAS, TIPOS E CASOS MAIS COMUNS (DIÁRIAS)
Art. 16. Exigências válidas para todos os comprovantes:
I – todos os comprovantes devem, obrigatoriamente, ser emitidos em nome da Prefeitura Municipal de Campo Limpo Paulista, e constar o número do CNPJ. Exceção aos cupons de cartórios e de registro civil, de imóveis, de documentos, etc, os quais emitem recibos em nome da pessoa do requisitante;
II – os bens ou serviços adquiridos devem vir descritos de forma detalhada e sem abreviatura, no campo apropriado do comprovante, de forma tal que se permita saber o que foi adquirido e o que foi pago por item, não sendo aceitas descrições genéricas, como por exemplo: despesas, diversos, despesas diversas, consumo, etc;
III – todos os campos do comprovante da despesa devem estar corretamente preenchidos pelo estabelecimento emissor, com a mesma grafia e tinta, não podendo conter rasuras ou borrões, nem preenchimento posterior com a intenção de complementar dados que não foram informados pelo estabelecimento;
IV – os documentos devem ser todos fornecidos em vias originais.
Art. 17. Principais tipos de Documentos:
I – Nota Fiscal de venda ou de prestação de serviços: por via de regra, as notas fiscais devem ser emitidas por meio eletrônico (nota fiscal eletrônica). Especificamente para os casos em que o fornecedor não esteja sujeito a tal obrigação, serão aceitas notas fiscais não eletrônicas;
II – Cupom Fiscal: especial cuidado deve-se ter com cupons fiscais que se apagam rapidamente (a impressão térmica é fraca e se dissipa com o tempo). Nestes casos o cupom fiscal não serve para comprovar a despesa. Portanto, muito cuidado. Importante observar que, mesmo emitido o cupom fiscal, toda empresa está obrigada ao fornecimento da respectiva Nota Fiscal, quando solicitado. Logo, se necessário, a nota fiscal deverá ser solicitada;
III – Recibo de Pagamento de Contribuinte Individual ou Recibo de Profissional Autônomo (RPA): indicar o nome completo do prestador do serviço, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM – Cadastro de Contribuinte Mobiliário), valor bruto, valores eventualmente retidos e valor líquido. Instruções conforme SDG 19/2010 do TCE;
IV – Recibo de estacionamento: além de serem emitidos em papel timbrado, devem conter também a descrição do veículo e o número da placa e os horários de entrada e saída (permanência). Não serão aceitos recibos simples sem numeração;
V – Bilhetes de Passagens Rodoviárias e Taxas de Embarque (ônibus intermunicipal): serão aceitos na forma em que forem emitidos, desde que os dados do servidor passageiro e dos objetivos da viagem estejam devidamente detalhados;
VI – Recibos de Taxi: aceito somente recibo de serviço de taxi regulamentado, cujo documento possua validade fiscal. Não serão aceitos recibos simples (sem valor fiscal);
VII – Recibos de transporte disponibilizado por meio de aplicativos (Uber, Cabify, 99, etc.): aceitos somente aqueles fornecidos eletronicamente pelas empresas, com indicação de endereços de origem e destino, condutor, distância, duração da viagem, data da viagem e valor total despendido. Referido recebido pode ser impresso do e-mail do usuário do serviço. Não serão aceitos recibos emitidos pelo motorista;
VIII – Cupons de pedágios: serão aceitos na forma em que forem emitidos, desde que os dados do motorista, do veículo e dos objetivos da viagem estejam devidamente detalhados.
Art. 18. Não serão aceitos comprovantes de diárias:
I – com descrições genéricas ou incompletas, como, por exemplo, despesa, café da manhã, alimentos, restaurante, refeição, almoço (exceto em cupom fiscal para esses dois últimos);
II – com descrição de pagamento “CARTÃO”, “CARTÃO DE CRÉDITO”, “CHEQUE”, “CONTA CORRENTE” ou outras que não permitam identificar que o pagamento foi efetuado à vista. A forma mais correta e que evita dúvidas ou glosas é à que faz constar o pagamento em “DINHEIRO”;
III – alterados, apagados, rasurados, emendados ou com outros artifícios que venham a prejudicar sua clareza;
IV– sem valor fiscal: notas de caixa, notas de controle e recibos simples.
FISCALIZAÇÃO DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS SOB O REGIME DE ADIANTAMENTO
Art. 19. Os processos administrativos relativos as despesas sob o regime de adiantamento, no âmbito da Administração Direta do Município serão:
I – objeto de perecer pelo Controle Interno do Município;
II – encaminhados ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, quando solicitado, para fins de fiscalização, ou quando da não prestação de contas do adiantamento pelo servidor público responsável.
DEMAIS PONTOS IMPORTANTES SOBRE A REALIZAÇÃO DE DESPESAS COM RECURSOS DE ADIANTAMENTO
Art. 20. Não utilizar em hipótese alguma, recursos próprios para realizar gastos públicos antes do recebimento do recurso. Quem assim o fizer, arcará com o ônus da despesa, pois estará ferindo os princípios legais que regem o regime de adiantamento, tornando a respectiva despesa como imprópria.
Art. 21. Os gastos não poderão ser realizados fora do prazo de aplicação, bem como, serem aplicados em despesas diferentes daquela para qual o recurso foi solicitado.
Art. 22. Em obediência aos constitucionais princípios da economicidade e legitimidade, os gastos devem primar pela modicidade (preços razoáveis, sem exageros ou excessos, compatíveis com as condições normais de gastos).
Art. 23. Os comprovantes devem conter o exato valor da despesa realizada. Em relação aos gastos com alimentação, considerar-se-á o limite da diária estabelecida, independentemente do valor do comprovante.
Art. 24. Pagamento com cartão excepcionalmente: de débito e, nesse caso, deve constar claramente no cupom fiscal e justificado. Se no cupom constar somente cartão ou cartão de crédito, o pagamento não será reconhecido e nem pago. Despesa de adiantamento é despesa de pronto pagamento, o que não coaduna com o pagamento com cartão de crédito, cujo desembolso (efetiva saída do recurso) é postergado.
Art. 25. Segue como ANEXO ÚNICO deste Decreto o “Manual Básico de Adiantamento de Numerário”.
Art. 26. Este Decreto entra vigor na data de sua publicação.
Art. 27. Revogam-se as disposições em contrário, em especial o Decreto n°4.384, de 15 de fevereiro de 2001.
Luiz Antonio Braz
Prefeito Municipal
Publicada na Secretaria de Finanças e Orçamento desta Prefeitura Municipal aos nove dias do mês de maio do ano de dois mil e vinte e dois.
Fábio Ferreira da Silva
Secretário de Finanças e Orçamento
ANEXO ÚNICO AO DECRETO N° 7.001 DE 09 DE MAIO DE 2.022.
MANUAL BÁSICO
ADIANTAMENTO DE NUMERÁRIO
O QUE É ADIANTAMENTO?
Adiantamento é a autorização concedida a servidor público, pelo ordenador da despesa, o qual coloca determinado numerário à disposição, para que possa realizar despesas com prazo certo e finalidade específica (artigos 60, 65, 68 e 69 da Lei Federal nº 4.320/64)
IMPORTANTE RESSALTAR QUE O REGIME DE ADIANTAMENTO SÓ DEVE SER UTILIZADO EM CASOS EXCEPCIONAIS, PARA COBRIR DESPESAS QUE NÃO POSSAM SE SUBORDINAR AO PROCESSO NORMAL DE APLICAÇÃO.
1- COMO FAZER O PEDIDO DE ADIANTAMENTO:
- Requerer com antecedência de no mínimo 03 (três) dias;
- Preencher o formulário padrão, observando o seguinte:
- VALOR: fazer a estimativa do valor que será gasto, de forma que não haja necessidade de complemento posterior, e dentro do limite financeiro a ser estabelecido pela Prefeitura;
- NOME: deverá ser requerido em nome de um Servidor Municipal;
- PRAZO DE APLICAÇÃO: o período em que se realizará o gasto - geralmente 30 (trinta) dias corridos, após a retirada do cheque;
- VIAGEM OU CURSO: descrever de forma clara e objetiva a viagem oficial e o curso (desde que compatível com a área envolvida) com comprovante de inscrição (se houver) ou qualquer outro documento comprobatório;
- ESPECIFICAR O TIPO DA DESPESA: especificar o tipo de despesa: ex: suprimento de fundos; miúdas e de pronto pagamento, etc., observando que só se deve realizar gastos para despesas que foram objeto de solicitação no pedido. Nas despesas miúdas e de pronto pagamento, solicitar o adiantamento de acordo com a intenção do gasto;
- DOTAÇÃO A SER ONERADA: informar a dotação, ou o órgão ou departamento em que será empenhado de acordo com o elemento de despesa relativo à espécie da mesma;
- ASSINATURA: deverá ser assinado por quem está pedindo o adiantamento e pelo Secretário (ou equivalente) da Pasta;
- Após o formulário estar devidamente preenchido, fazer o encaminhamento a Secretário da área requisitante para o Prefeito autorizar a realização das despesas.
2 – EMISSÃO DO EMPENHO PELA SECRETARIA DE FINANÇAS E ORÇAMENTO
Todo adiantamento deverá ser precedido de Nota de Empenho da despesa (deverá ser feito no elemento de despesa fim do adiantamento).
- Acompanhar, com a devida antecedência, se houve a emissão do empenho;
- Dirigir-se a Secretaria de Finanças e Orçamento para retirada do cheque;
- O cheque deverá ser retirado antes do início da viagem, curso ou de se efetuar gastos por conta do adiantamento;
- Não utilizar, em hipótese alguma, recursos próprios para realizar gastos públicos. Quem assim o fizer, arcará com o ônus da despesa;
- O adiantamento não retirado em até 05 (cinco) dias úteis, será cancelado pela Secretaria de Finanças e Orçamento, sem prévio aviso.
- A não observância dos itens acima fere os princípios legais que regem o regime de adiantamento, o que torna a respectiva despesa imprópria;
3 – PRAZO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS
O prazo máximo para prestação de contas é de 10 (dez) dias corridos, contado da data final do prazo para utilização do recurso, a qual corresponde a 30 (trinta) dias da data da efetiva liberação do recurso pela Secretaria de Finanças e Orçamento (data da assinatura da retirada do cheque).
4 – COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS
- Deverá ser encaminhada à Secretaria de Finanças e Orçamento;
- Cada adiantamento corresponderá a uma prestação de contas;
- Anexar a primeira via do relatório de adiantamento com seus anexos;
- Relacionar todos os recibos/documentos de despesas por ordem cronológica (conforme dispões o artigo 17, seus incisos e parágrafos da Lei nº 2.495, de 30 de março de 2022);
- As notas originais serão grampeadas, junto com suas cópias (quando necessário), em folha branca tamanho A-4, sem que fique sobrepostas umas sobre as outras;
- Todas as notas e recibos devidamente assinados, carimbados e justificados;
- Os documentos que não atenderem aos padrões exigidos, como por exemplo, rasuras, ilegíveis, com data anterior ou posterior ao período de aplicação, ou se refiram a despesas não classificáveis na espécie de adiantamento, não serão aceitos para comprovar os gastos;
5 – PONTOS IMPORTANTES A SEREM OBSERVADOS NA APLICAÇÃO DO ADIANTAMENTO
- Só serão aceitos comprovantes de despesas dentro do prazo de 30 (trinta) dias corridos após a retirada do cheque;
- No dia útil posterior ao vencimento da prestação de contas, a Contabilidade notificará diretamente ao responsável pelo atraso, concedendo-lhe um prazo de 10 (dez) dias corridos para apresentá-la, bem como o mesmo prazo será concedido para regularizar alguma irregularidade apontada;
- O servidor que não prestar contas dentro do prazo fixado, ou não devolver o saldo do numerário, ou não regularizar pendências ou inconsistências apontadas, será objeto de sindicância para apuração de irregularidade funcional, podendo inclusive ser inscrito em dívida ativa pela Fiscalização Tributária e responder perante o E. Tribunal de Contas do Estado de São Paulo;
- Caso o servidor seja desligado do quadro de funcionários, deverá prestar contas imediatamente, podendo ter sua rescisão retida até que o mesmo seja regularizado;
- O valor do saldo remanescente (diferença entre o valor do adiantamento e das despesas realizadas) deverá ser depositado em conta corrente própria da Prefeitura Municipal de Campo Limpo Paulista (indicada pela Secretaria de Finanças e Orçamento), até no máximo, o primeiro dia subsequente ao vencimento do prazo para a utilização dos recursos do adiantamento;
- Todos os documentos (notas fiscais) serão emitidos nominalmente à Prefeitura Municipal de Campo Limpo Paulista, com dados cadastrais completos (CNPJ e endereço – quando possível), sem borrões e totalmente legíveis;
- Nota Fiscal ou o comprovante de despesas deverá ser atestado (assinada) pelo servidor que solicitou a adiantamento, bem como pelo chefe imediato (assinado e carimbado). Esse atesto é indispensável para que fique comprovado o pagamento e convenientemente justificado o motivo da despesa;
- Despesas com Taxi e Uber’s , a comprovação deverá ser feita através de declaração, onde serão especificados os percursos e respectivos valores (anexar recibo);
- Tickets de Pedágio, fornecidos pelas concessionárias das rodovias, são suficientes para comprovação da despesa;
- As despesas NÃO PODERÃO ULTRAPASSAR O EXERCÍCIO FINANCEIRO, vale dizer o último dia útil do mês de dezembro;
- Se a data de encerramento para aplicação do adiantamento ocorrer em final de semana ou feriado, o prazo se estenderá para o próximo dia útil;
- Se por ventura os gastos forem com veículos, haverá a necessidade de justificar o motivo da despesa, constando o número da placa e quilometragem se necessário;
- Caso haja necessidade da compra de materiais de escritório, o Almoxarifado Central deverá ser consultado por e-mail sobre a disponibilidade do mesmo (juntar o e-mail de solicitação e a resposta apresentada);
6 – NÃO SERÃO ACEITOS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO
- Comprovantes de diária com descrição genérica, como por exemplo: DESPESAS, REFEIÇÃO, ALMOÇO (exceto se apresentado o cupom fiscal);
- Comprovantes com descrição de pagamento realizado com “CARTÃO”, “CARTÃO DE CRÉDITO”, “CHEQUE”, “CONTA CORRENTE”, ou outras que não permitam identificar que o pagamento foi efetuado À VISTA. A forma correta e que evita dúvidas ou glosas é a que se faz constar o pagamento em “DINHEIRO”;
- Notas alteradas, apagadas, emendadas, rasuradas, com carimbo e assinatura que não permita ver a data da emissão, ou outros artifícios que venham a prejudicar sua clareza;
- Notas sem valor fiscal, notas de caixa, notas de controle e recibos simples;
- Notas de gastos com despesas impróprias: ex.: Bebidas alcoólicas, Doces, Chocolates, Presentes, Frigobar, etc.
- Não será aceita a aquisição de material permanente e realização de obras por meio de adiantamento de numerário;
- Notas fiscais com datas de SÁBADOS, DOMINGOS E FERIADOS, salvo as devidamente justificadas.
7 – IMPORTANTE
- Ressaltamos a importância de se seguir criteriosamente a Lei nº 2.495, de 30 de março de 2022, bem como o Decreto regulamentar e o manual básico que é parte integrante deste.
- O detentor do adiantamento é o responsável pela utilização e gerenciamento do recurso, respondendo solidariamente seu superior imediato.
- O servidor que já possui adiantamento aberto em seu nome, sem a devida prestação de contas, ficará impedido de novo pedido;
- As prestações de contas sofrerão um rigoroso exame pelo funcionário credenciado pela Secretaria de Finanças e Orçamento e, posteriormente, pelo responsável do Controle Interno, que se encarregará de verificar todos os pormenores com respeito a se o documento é hábil, se não houve adulteração de valores, ocorrências de omissões ou desobediência às normas estabelecidas.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
