IMPRENSA OFICIAL - GETULINA
Publicado em 05 de março de 2024 | Edição nº 1584A | Ano IX
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO Nº 3.389, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2024.
“CRIA A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – CPAD NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL DE GETULINA/SP E DÁ PROVIDÊNCIAS”.
ANTONIO CARLOS MAIA FERREIRA, Prefeito do Município de Getulina, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, e,
CONSIDERANDO os atos normativos que determinam e embasam a adição dos procedimentos técnicos de gestão de documentos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, em especial a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 3º define o que se considera como atividades de gestão de documentos, e no seu artigo 9º dispõe sobre a necessidade de autorização da instituição arquivística pública, na específica esfera de competência, para a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público;
CONSIDERANDO o Decreto nº 4.073, de 3 janeiro de 2002, que no seu artigo 18 dispõe sobre a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, a utilização dos procedimentos de análise, avaliação e seleção dos documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), suas alterações e as normatizações determinadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, em especial quanto guarda e eliminação de dados pessoais;
DECRETA:
Art. 1º - Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo no âmbito da Administração Municipal, a qual compete:
1. definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação; tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
2. documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública;
3. os documentos relativos às atividades-fim serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim;
4. procederá à revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos;
5. orientar a execução das decisões registradas na Tabela envolvendo eliminação, transferência, recolhimento e reprodução de documentos;
6. aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos e submetê-las às autoridades competentes, gestor municipal e secretarias/diretorias dos respectivos documentos para aprovação das mesmas;
7. elaborar ata de aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos;
8. elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial do Município;
9. supervisionar as eliminações, que serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
10. supervisionar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, dar publicidade em portal ou sítio próprio;
11. propor critérios e aprovar a seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando for o caso;
12. propor a constituição de comissões especiais provisórias ou grupos de trabalho provisórios ou a colaboração de agentes públicos convidados para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;
13. manter o intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
14. promover, junto aos setores que compõem a Administração Municipal, a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
15. fomentar, em âmbito :institucional: a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo;
16. elaborar e rever, sempre que necessário, suas competências;
17. atender ao disposto na legislação vigente e cumprir as diretrizes estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados e suas normativas.
Art. 2º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo será composta por 01 (um) presidente e 02 (dois) membros efetivos e 01 membro variável.
§ 1º - O presidente e os membros serão designados pelo Prefeito Municipal em portaria específica.
§ 2º - Considera-se membros variáveis o representante do setor dos quais a documentação será avaliada.
Art. 3º - São atribuições:
I - Do Presidente:
a) convocar e presidir as reuniões da comissão;
b) fazer cumprir as decisões tomadas pela comissão;
c) orientar quanto ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação;
d) aprovar e encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos e os Termos de Eliminação de Documentos e encaminhar os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos aos órgãos competentes;
e) representar interna e externamente a comissão ou designar o respectivo membro para fim específico;
f) dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da comissão;
g) supervisionar a execução dos trabalhos de seleção, triagem, eliminação e guarda dos documentos constantes no arquivo morto.
II - Dos membros:
a) orientar e dirimir dúvidas quanto ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação;
b) supervisionar as eliminações, garantindo que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
c) zelar pelo cumprimento das decisões tomadas pela comissão;
III - Do membro variável:
a) assessorar a comissão nos assuntos relacionados com os documentos de sua área de atuação;
b) fornecer dados sobre a documentação;
c) apresentar circunstâncias que justifiquem a prorrogação dos prazos de guarda dos documentos;
d) acatar e cumprir as orientações da Comissão.
Art. 4º - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 5º - Revogam-se as disposições em contrário.
Prefeitura Municipal de Getulina, 14 de fevereiro de 2024.
ANTONIO CARLOS MAIA FERREIRA
Prefeito Municipal
Registrada e Publicada na Secretaria da Prefeitura Municipal de Getulina, em data supra.-
ANA LIGIA A. G. S. IWAKAMI
Chefe de Gabinete
PORTARIA Nº 4.914, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2024.
“NOMEIA OS MEMBROS DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – CPAD NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL DE GETULINA/SP E DÁ PROVIDÊNCIAS”.
ANTONIO CARLOS MAIA FERREIRA, Prefeito do Município de Getulina, Estado de São Paulo, usando de suas atribuições legais, e com base na Lei Orgânica do Município,
CONSIDERANDO, o disposto no art. 2º, § 1º, do Decreto Municipal nº. 3.389, de 14 de fevereiro de 2024;
RESOLVE:
Artigo 1º - Ficam nomeados os membros da comissão permanente de avaliação de documentos de arquivo – CPAD no âmbito da Prefeitura Municipal de Getulina/SP.
Artigo 2º - A Comissão de que trata o art. 1º desta Portaria será composta pelos seguintes membros:
Presidente: Fábio Garcia Servidor Público Municipal – RG. 13.615.765
Membro efetivo: Ana Ligia Gonçalves de Souza Alves Iwakami Servidora Pública Municipal – RG. 29.425.552-7
Membro efetivo: Thiago Vieira Sampaio Servidor Público Municipal – RG. 33.816.994-0
Membro variável: Eurico Borges da Silva Servidor Público Municipal – RG. 34.222.505-4
Artigo 3º. - A presente Comissão tem seu prazo de vigência de até 180 (cento e oitenta dias).
Art. 4º. - A participação dos integrantes designados farão jus mensalmente a gratificação de que trata a Lei Municipal nº 2.264, de 03 de abril de 2012.
Artigo 5º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrários.
Getulina/SP, 14 de fevereiro de 2024.
ANTONIO CARLOS MAIA FERREIRA
Prefeito Municipal
Registrada e Publicada na Secretaria da Prefeitura Municipal de Getulina, em data supra.
ANA LIGIA GONÇALVES DE SOUZA ALVES IWAKAMI
Chefe de Gabinete e Relacionamento
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
