IMPRENSA OFICIAL - OLÍMPIA
Publicado em 26 de junho de 2026 | Edição nº 2204 | Ano X
Entidade: Poder Executivo | Seção: Atos Oficiais | Subseção: Decretos
DECRETO N.º 10.057, DE 26 DE JUNHO DE 2026
Dispõe sobre a criação do Escritório de Processos Estratégicos, vinculado à Secretaria Municipal da Casa Civil, no âmbito da Prefeitura da Estância Turística de Olímpia, e dá outras providências.
EUGENIO JOSÉ ZULIANI, Prefeito Municipal da Estância Turística de Olímpia, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, e
Considerando as diretrizes estabelecidas no Planejamento Estratégico Municipal 2025-2028, instituído pela Lei Municipal nº 5.199/2025;
Considerando a necessidade de fortalecimento da governança pública municipal, da capacidade institucional e da integração entre planejamento, execução, monitoramento e avaliação das políticas públicas;
Considerando a importância da modernização administrativa, da transformação digital, da gestão orientada a evidências e da melhoria contínua dos serviços públicos municipais;
Considerando a necessidade de padronização, racionalização, monitoramento, integração e otimização dos processos administrativos, visando maior eficiência operacional, redução de retrabalho e aprimoramento da prestação dos serviços públicos;
Considerando a relevância da gestão por processos como instrumento estratégico de governança, desburocratização, inovação, gestão de riscos e fortalecimento da eficiência administrativa;
Considerando os princípios da legalidade, eficiência, economicidade, transparência, governança, interesse público e gestão orientada a resultados previstos no artigo 37 da Constituição Federal;
Considerando as boas práticas de governança pública, transformação digital e modernização administrativa aplicáveis à Administração Pública contemporânea;
Considerando a necessidade de fortalecimento da integração institucional entre as Secretarias e órgãos municipais, visando maior eficiência, controle, padronização e efetividade na execução das políticas públicas;
Considerando a importância da gestão orientada por indicadores, evidências, monitoramento contínuo e melhoria da capacidade institucional da Administração Municipal;
Considerando a necessidade de estruturação de mecanismos permanentes voltados à racionalização administrativa, simplificação de fluxos, gestão de riscos e aprimoramento da prestação dos serviços públicos ao cidadão;
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1.º Fica criado o Escritório de Processos Estratégicos – EPE, vinculado à Secretaria Municipal da Casa Civil, no âmbito da Prefeitura Municipal da Estância Turística de Olímpia, com a finalidade de coordenar, padronizar, monitorar, integrar, supervisionar e apoiar a gestão por processos na Administração Pública Municipal.
§ 1.º O Escritório de Processos Estratégicos constitui estrutura permanente e estratégica vinculada à Secretaria Municipal da Casa Civil, responsável por apoiar ações de governança pública, modernização administrativa, transformação digital, integração institucional, gestão orientada a evidências e melhoria contínua da gestão pública municipal.
§ 2.º As ações conduzidas pelo Escritório de Processos Estratégicos possuirão caráter prioritário no âmbito da Administração Municipal, especialmente aquelas relacionadas:
I – à transformação digital;
II – à desburocratização;
III – à modernização administrativa;
IV – à melhoria da eficiência operacional;
V – à governança pública;
VI – ao planejamento estratégico;
VII – à gestão orientada a evidências e indicadores;
VIII – à integração intersetorial dos processos administrativos;
IX – à gestão de riscos institucionais e processuais;
X – à melhoria da prestação dos serviços públicos ao cidadão;
XI – à racionalização administrativa e simplificação de fluxos institucionais;
XII – à padronização e melhoria contínua dos procedimentos administrativos municipais.
Art. 2.º O Escritório de Processos Estratégicos atuará de forma transversal junto às Secretarias e órgãos da Administração Municipal, podendo promover ações integradas de padronização, redesenho, monitoramento, racionalização, automatização e melhoria contínua dos processos institucionais.
Parágrafo único. O Escritório de Processos Estratégicos poderá apoiar iniciativas relacionadas à transformação digital, automação de fluxos, simplificação administrativa, gestão documental, governança de dados, integração de informações estratégicas, desenvolvimento de painéis gerenciais institucionais e implantação de soluções tecnológicas institucionais.
CAPÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES
Art. 3.º Para fins deste Decreto, considera-se:
I – Processo: conjunto estruturado de atividades inter-relacionadas que transformam insumos em resultados destinados ao atendimento de necessidades da Administração Pública ou da sociedade;
II – Gestão por Processos: modelo de gestão orientado à melhoria contínua, padronização, monitoramento, integração e otimização dos fluxos de trabalho institucionais;
III – Cadeia de Valor: representação estruturada dos macroprocessos, serviços e entregas institucionais do Município;
IV – Processo Crítico: processo institucional cuja interrupção, ineficiência ou falha impacte diretamente a prestação de serviços públicos, arrecadação, conformidade legal, continuidade administrativa ou objetivos estratégicos do Município;
V – Responsável Técnico: agente responsável pelo acompanhamento, desempenho, monitoramento e melhoria contínua do processo;
VI – AS IS: representação do processo no estado atual;
VII – TO BE: proposta de redesenho do processo visando melhoria de desempenho, racionalização e eficiência operacional;
VIII – Transformação Digital: aplicação estruturada de soluções tecnológicas voltadas à modernização, integração, automatização e melhoria dos serviços públicos;
IX – Gerente do Processo: responsável por garantir que o processo funcione de forma integrada, eficiente e contínua, assegurando qualidade, desempenho, conformidade e entrega de resultados;
X – Matriz de Risco Processual: instrumento destinado à identificação, classificação, monitoramento e tratamento dos riscos relacionados aos processos institucionais;
XI – Indicadores de Desempenho Processual: métricas utilizadas para avaliação da eficiência, eficácia, qualidade, conformidade e desempenho dos processos institucionais;
XII – Processo Estratégico: processo diretamente relacionado às prioridades da Administração Municipal, ao Planejamento Estratégico Municipal ou à prestação de serviços essenciais ao cidadão;
XIII – Governança Processual: conjunto de mecanismos, práticas e instrumentos voltados à coordenação, monitoramento, padronização, controle e melhoria contínua dos processos institucionais;
XIV – Automatização de Processos: utilização de ferramentas tecnológicas destinadas à execução, integração, tramitação ou controle automatizado de atividades e fluxos administrativos;
XV – Portfólio Municipal de Processos Institucionais: conjunto estruturado dos processos estratégicos, críticos e operacionais mapeados no âmbito da Administração Municipal, contendo informações relacionadas à governança, responsáveis, indicadores, monitoramento e nível de maturidade processual.
CAPÍTULO III
DOS OBJETIVOS
Art. 4.º O Escritório de Processos Estratégicos tem por objetivos:
I – fortalecer a governança pública municipal por meio da gestão estratégica e integrada dos processos institucionais;
II – promover a modernização administrativa, a transformação digital e a melhoria contínua da gestão pública municipal;
III – fomentar a padronização, racionalização, integração e otimização dos processos administrativos;
IV – ampliar a eficiência operacional, a capacidade institucional e a qualidade da prestação dos serviços públicos;
V – promover a cultura de gestão por processos, inovação, planejamento estratégico e governança institucional;
VI – apoiar a desburocratização administrativa e a simplificação dos fluxos e procedimentos internos;
VII – contribuir para a integração entre planejamento, execução, monitoramento, avaliação e tomada de decisão;
VIII – apoiar soluções tecnológicas alinhadas às necessidades operacionais e estratégicas da Administração Municipal;
IX – fortalecer a gestão orientada a resultados, indicadores, evidências e melhoria do desempenho institucional;
X – apoiar ações voltadas à gestão de riscos, conformidade administrativa e melhoria dos controles institucionais;
XI – promover maior transparência, eficiência, controle e efetividade na execução das políticas públicas municipais;
XII – atuar como estrutura estratégica permanente de apoio à governança, modernização administrativa e transformação digital;
XIII – apoiar a implementação de mecanismos de monitoramento, avaliação e aperfeiçoamento contínuo dos processos institucionais;
XIV – promover maior integração entre Secretarias e órgãos municipais, visando eficiência administrativa, padronização de procedimentos e melhoria da prestação dos serviços públicos;
XV – contribuir para o fortalecimento da gestão orientada a dados, indicadores, evidências e painéis gerenciais institucionais;
XVI – fomentar a melhoria da experiência do cidadão na utilização dos serviços públicos municipais.
CAPÍTULO IV
DA VINCULAÇÃO ADMINISTRATIVA
Art. 5.º O Escritório de Processos Estratégicos fica administrativamente vinculado à Secretaria Municipal da Casa Civil, competindo a esta:
I – coordenar institucionalmente as ações do Escritório e definir diretrizes estratégicas de atuação;
II – definir prioridades estratégicas de atuação;
III – promover a integração entre as Secretarias e órgãos municipais;
IV – acompanhar os resultados relacionados à melhoria dos processos institucionais;
V – apoiar a implementação das políticas de governança, modernização administrativa e transformação digital;
VI – apoiar ações voltadas à integração institucional, padronização administrativa e melhoria contínua da gestão pública municipal;
VII – acompanhar as iniciativas relacionadas à transformação digital, automatização de processos e integração de soluções tecnológicas institucionais;
Parágrafo único. O Escritório possuirá atuação transversal junto às Secretarias e órgãos municipais, podendo requisitar informações, documentos, dados e apoio técnico necessários ao desenvolvimento de suas atividades.
CAPÍTULO V
DAS COMPETÊNCIAS DO ESCRITÓRIO DE PROCESSOS ESTRATÉGICOS
Art. 6.º Compete ao Escritório de Processos Estratégicos:
I – coordenar, orientar, supervisionar e apoiar tecnicamente as iniciativas de gestão por processos no âmbito da Administração Pública Municipal;
II – apoiar as Secretarias e órgãos municipais na identificação, levantamento, mapeamento, análise, modelagem, redesenho, padronização, implantação, monitoramento e melhoria contínua dos processos institucionais;
III – promover a racionalização administrativa, simplificação de fluxos, automatização de procedimentos, redução de retrabalho e otimização das rotinas administrativas;
IV – estabelecer, padronizar e disseminar metodologias, instrumentos, modelos, fluxos, formulários, nomenclaturas, indicadores e padrões técnicos relacionados à gestão por processos;
V – definir, validar e manter padrões oficiais de modelagem processual, utilizando metodologias reconhecidas, incluindo, quando aplicável, SIPOC, BPMN, AS IS e TO BE;
VI – elaborar, revisar e manter atualizados fluxogramas, manuais, procedimentos operacionais padrão, documentos técnicos e demais instrumentos relacionados aos processos institucionais;
VII – apoiar iniciativas de transformação digital, automação, integração de sistemas, digitalização de serviços públicos, governança de dados e modernização administrativa;
VIII – atuar de forma integrada com os setores responsáveis por tecnologia da informação, governança, planejamento, controle interno, gestão administrativa e demais estruturas estratégicas da Administração Municipal;
IX – apoiar a implementação de soluções tecnológicas alinhadas às necessidades operacionais, estratégicas e institucionais da Administração Municipal;
X – acompanhar, monitorar e avaliar o desempenho dos processos institucionais por meio de indicadores, relatórios gerenciais, painéis de monitoramento e instrumentos de avaliação institucional;
XI – propor indicadores de desempenho, métricas operacionais e mecanismos de avaliação voltados à melhoria da eficiência administrativa, da conformidade processual e da qualidade dos serviços públicos;
XII – apoiar a gestão de riscos processuais e administrativos relacionados aos processos institucionais, podendo propor medidas preventivas, corretivas e mitigatórias;
XIII – identificar gargalos, inconsistências, duplicidades, falhas operacionais, desconformidades e oportunidades de melhoria nos processos administrativos;
XIV – promover ações de integração intersetorial visando maior eficiência, padronização, alinhamento institucional e melhoria da execução das políticas públicas municipais;
XV – realizar reuniões técnicas, oficinas, treinamentos, capacitações e ações voltadas à disseminação da cultura de gestão por processos, governança pública, inovação e melhoria contínua;
XVI – apoiar a implementação das políticas de governança, integridade, planejamento estratégico, modernização administrativa e transformação digital do Município;
XVII – emitir pareceres técnicos, notas técnicas, orientações, recomendações e manifestações relacionadas à gestão por processos, governança e modernização administrativa;
XVIII – desenvolver, estruturar e manter atualizado o Portfólio Municipal de Processos Institucionais e a Cadeia de Valor do Município;
XIX – acompanhar a implantação das melhorias processuais aprovadas, podendo recomendar ajustes, revisões e adequações necessárias ao aprimoramento dos processos institucionais;
XX – promover o monitoramento contínuo dos resultados obtidos a partir das melhorias implantadas, podendo consolidar diagnósticos, relatórios gerenciais e painéis institucionais de acompanhamento;
XXI – encaminhar ao Comitê Gestor de Tecnologia da Informação e Governança Digital demandas relacionadas à automação, integração, desenvolvimento ou aquisição de soluções tecnológicas institucionais;
XXII – apoiar ações relacionadas à governança de dados, integração de informações estratégicas e desenvolvimento de painéis gerenciais institucionais;
XXIII – propor diagnósticos, estudos técnicos, relatórios e recomendações voltadas ao fortalecimento da eficiência administrativa, da capacidade institucional e da melhoria da prestação dos serviços públicos;
XXIV – atuar como estrutura estratégica permanente de apoio à governança pública, à eficiência administrativa, à modernização institucional, à transformação digital e à melhoria contínua da gestão pública municipal.
Parágrafo único. O Escritório de Processos Estratégicos poderá requisitar às Secretarias e órgãos municipais informações, documentos, dados, acesso aos fluxos operacionais e apoio técnico necessário ao desenvolvimento de suas atividades institucionais, observado o interesse público e a legislação vigente.
CAPÍTULO X
DA GOVERNANÇA, PRIORIZAÇÃO E MONITORAMENTO
Art. 7.º A atuação do Escritório de Processos Estratégicos observará critérios de priorização técnica, estratégica e institucional, considerando as diretrizes da Administração Municipal, o Planejamento Estratégico Municipal e as necessidades relacionadas à melhoria da prestação dos serviços públicos.
Art. 8.º Poderão ser priorizados os processos que apresentem:
I – maior impacto direto ao cidadão e à prestação dos serviços públicos;
II – maior relevância para o Planejamento Estratégico Municipal e para as diretrizes prioritárias da Administração Municipal;
III – maior volume de demandas, tramitações ou atendimentos;
IV – maior índice de retrabalho, inconsistências ou falhas operacionais;
V – maior risco operacional, jurídico, financeiro, institucional ou de descontinuidade administrativa;
VI – impacto relevante na arrecadação, despesa pública, execução orçamentária ou eficiência administrativa;
VII – relação com apontamentos, recomendações ou determinações de órgãos de controle interno ou externo;
VIII – necessidade de transformação digital, automatização ou integração de sistemas;
IX – impacto na continuidade de serviços públicos essenciais;
X – necessidade de padronização, simplificação ou racionalização administrativa;
XI – potencial de melhoria da eficiência operacional, da transparência e da qualidade dos serviços públicos;
XII – relevância para ações de governança pública, gestão de riscos ou monitoramento institucional.
Art. 9.º O Escritório de Processos Estratégicos poderá elaborar plano anual ou periódico de atuação, contendo:
I – processos prioritários;
II – responsáveis técnicos;
III – cronogramas e etapas de execução;
IV – indicadores de desempenho e monitoramento;
V – metas e resultados esperados;
VI – riscos processuais identificados;
VII – ações de melhoria, racionalização ou transformação digital previstas;
VIII – demais informações consideradas relevantes para acompanhamento institucional.
§ 1.º O plano de atuação poderá ser revisado periodicamente, conforme necessidades institucionais, prioridades estratégicas da Administração Municipal ou demandas supervenientes.
§ 2.º O Escritório de Processos Estratégicos poderá consolidar relatórios, diagnósticos, painéis gerenciais e instrumentos de monitoramento voltados ao acompanhamento dos resultados obtidos com a implantação das melhorias processuais.
CAPÍTULO XI
DA GESTÃO DE RISCOS E INDICADORES
Art. 10. Os processos estratégicos, críticos ou prioritários poderão ser acompanhados por matriz de risco processual, visando subsidiar ações de monitoramento, prevenção, controle e melhoria contínua dos processos institucionais.
§ 1.º A matriz de risco processual poderá conter:
I – identificação e descrição dos riscos;
II – classificação quanto à probabilidade e impacto;
III – análise de criticidade e nível de risco;
IV – medidas preventivas, corretivas, mitigatórias ou de contingência;
V – responsáveis pelo acompanhamento e monitoramento;
VI – prazos de tratamento e revisão;
VII – plano de contingência, quando aplicável;
VIII – impactos relacionados à continuidade administrativa, conformidade processual e prestação dos serviços públicos.
§ 2.º A definição dos processos sujeitos à gestão de riscos poderá observar critérios de criticidade, relevância estratégica, impacto institucional, volume de demandas, riscos operacionais e potencial de impacto à Administração Pública Municipal.
Art. 11. O Escritório de Processos Estratégicos poderá monitorar indicadores relacionados aos processos institucionais, especialmente:
I – prazo médio de tramitação;
II – índice de retrabalho;
III – índice de conformidade documental;
IV – percentual de processos mapeados;
V – percentual de processos redesenhados;
VI – percentual de processos digitalizados ou automatizados;
VII – tempo médio de resposta das Secretarias;
VIII – indicadores de eficiência administrativa;
IX – indicadores de melhoria da prestação dos serviços públicos;
X – indicadores relacionados à racionalização administrativa e simplificação de fluxos;
XI – indicadores de desempenho operacional e institucional;
XII – indicadores relacionados à transformação digital e automatização de processos;
XIII – indicadores de monitoramento da execução das melhorias implantadas.
Art. 12. Os resultados relacionados ao monitoramento dos processos institucionais poderão ser consolidados em relatórios técnicos, diagnósticos, painéis gerenciais, instrumentos de monitoramento institucional e demais mecanismos de acompanhamento estratégico da Administração Municipal.
Parágrafo único. O Escritório de Processos Estratégicos poderá apoiar a consolidação de informações estratégicas voltadas à tomada de decisão, governança institucional e melhoria da eficiência administrativa.
CAPÍTULO VIII
DA INTEGRAÇÃO COM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E GOVERNANÇA DIGITAL
Art. 13. As iniciativas relacionadas à digitalização, automação, integração de sistemas, desenvolvimento, contratação, aquisição ou implantação de soluções tecnológicas institucionais deverão, sempre que possível, estar precedidas de análise processual conduzida, acompanhada ou validada pelo Escritório de Processos Estratégicos.
§ 1.º As iniciativas de automação de processos deverão observar, preferencialmente:
I – o mapeamento do fluxo atual do processo;
II – a proposta de redesenho processual;
III – a análise de impactos operacionais, administrativos e institucionais;
IV – a avaliação de viabilidade técnica e operacional;
V – a validação da Secretaria ou área responsável pelo processo;
VI – o alinhamento com as diretrizes de governança, modernização administrativa e transformação digital do Município.
§ 2.º As demandas que envolverem soluções tecnológicas poderão ser encaminhadas ao Comitê Gestor de Tecnologia da Informação e Governança Digital, acompanhadas de parecer técnico, estudo processual ou manifestação do Escritório de Processos Estratégicos.
§ 3.º O Escritório de Processos Estratégicos poderá atuar de forma integrada com os setores responsáveis por tecnologia da informação, inovação, governança e planejamento, visando promover maior eficiência operacional, integração sistêmica, racionalização administrativa e melhoria da prestação dos serviços públicos.
§ 4.º A automatização de processos deverá buscar, sempre que possível, a simplificação administrativa, a redução de retrabalho, a integração de informações e a melhoria da experiência do cidadão na utilização dos serviços públicos municipais.
CAPÍTULO IX
DAS RESPONSABILIDADES DAS SECRETARIAS E ÓRGÃOS MUNICIPAIS
Art. 14. As Secretarias e órgãos municipais deverão cooperar de forma ativa, integrada e permanente com o Escritório de Processos Estratégicos, visando garantir o adequado desenvolvimento das ações de mapeamento, padronização, monitoramento, racionalização, melhoria contínua e gestão dos processos institucionais.
Art. 15. Compete às Secretarias e órgãos municipais:
I – indicar formalmente responsável técnico e suplente para atuação como ponto focal junto ao Escritório de Processos Estratégicos;
II – disponibilizar informações, documentos, dados, acesso aos fluxos operacionais, recursos e servidores necessários às atividades relacionadas à gestão por processos;
III – garantir a participação das áreas técnicas e administrativas envolvidas nas atividades de mapeamento, validação, monitoramento e melhoria dos processos institucionais;
IV – validar os fluxos, documentos, formulários, manifestações técnicas e propostas de melhoria encaminhadas pelo Escritório de Processos Estratégicos;
V – implementar as melhorias aprovadas no âmbito de sua competência administrativa;
VI – acompanhar os indicadores relacionados aos processos sob sua responsabilidade;
VII – comunicar alterações, inconsistências, falhas operacionais ou dificuldades relacionadas à execução dos processos institucionais;
VIII – adotar medidas internas voltadas à redução de retrabalho, inconsistências processuais, falhas operacionais e desconformidades administrativas;
IX – promover a atualização contínua das informações e documentos relacionados aos processos institucionais sob sua responsabilidade;
X – colaborar com as ações de integração institucional, transformação digital, racionalização administrativa e melhoria contínua da gestão pública municipal.
Art. 16. Os documentos, fluxos, formulários, validações técnicas, manifestações e propostas encaminhadas pelo Escritório de Processos Estratégicos deverão ser analisados e devolvidos pela Secretaria responsável no prazo de até 15 (quinze) dias, salvo justificativa formal aceita pela Secretaria Municipal da Casa Civil.
§ 1.º Os representantes designados pelas Secretarias deverão atuar como responsáveis técnicos pelo acompanhamento, validação e articulação das atividades relacionadas aos processos institucionais junto ao Escritório de Processos Estratégicos.
§ 2.º A participação dos representantes designados em reuniões técnicas, oficinas, capacitações, validações e demais atividades promovidas pelo Escritório de Processos Estratégicos será considerada atividade de interesse institucional.
§ 3.º Cada processo institucional deverá possuir responsável formalmente designado pela Secretaria competente, incumbido do acompanhamento, execução, monitoramento e melhoria contínua do respectivo processo.
Parágrafo único. A ausência de colaboração institucional, o descumprimento reiterado dos prazos ou a não implementação injustificada das melhorias aprovadas poderá ser comunicada à Secretaria Municipal da Casa Civil e ao Chefe do Poder Executivo para avaliação das providências administrativas cabíveis.
CAPÍTULO X
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 17. O Escritório de Processos Estratégicos poderá propor normas complementares, manuais, fluxos, modelos, formulários, procedimentos operacionais padrão, diretrizes técnicas, instrumentos de governança e demais mecanismos necessários à execução e ao aprimoramento das disposições previstas neste Decreto.
Parágrafo único. As normas complementares e instrumentos técnicos previstos no caput poderão ser expedidos pela Secretaria Municipal da Casa Civil, observadas as competências legais e regulamentares aplicáveis.
Art. 18. Os casos omissos e as situações excepcionais relacionadas à execução deste Decreto serão resolvidos pela Secretaria Municipal da Casa Civil, observadas as competências legais dos demais órgãos e Secretarias da Administração Municipal.
Art. 19. O Escritório de Processos Estratégicos poderá atuar de forma integrada com os demais órgãos, Secretarias, comissões, grupos de trabalho e estruturas de governança da Administração Municipal, visando promover maior eficiência administrativa, integração institucional, modernização da gestão pública e melhoria contínua da prestação dos serviços públicos.
Art. 20. A implementação das disposições previstas neste Decreto observará, sempre que possível, critérios de racionalização administrativa, transformação digital, gestão orientada a resultados, eficiência operacional e melhoria contínua dos processos institucionais.
Art. 21. Fica aprovado o Regimento Interno do Escritório de Processos Estratégicos – EPE, conforme ANEXO ÚNICO deste Decreto.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Prefeitura Municipal da Estância Turística de Olímpia, em 26 de junho de 2026.
EUGENIO JOSÉ ZULIANI
Prefeito Municipal
RAQUEL CRISTINA CREPALDI RIGHETTI
Secretária Municipal da Casa Civil
Registrado e publicado no setor competente da Prefeitura Municipal da Estância Turística de Olímpia, em 26 de junho de 2026.
TATIANE DE OLIVEIRA BALIEIRO GALLINA
Diretora da Divisão de Normas e Atos Oficiais – Interina
ANEXO ÚNICO
REGIMENTO INTERNO
ESCRITÓRIO DE PROCESSOS ESTRATÉGICOS – EPE
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1.º O presente Regimento Interno estabelece a organização, o funcionamento, as competências, os instrumentos de governança e os procedimentos operacionais do Escritório de Processos Estratégicos – EPE, instituído no âmbito da Prefeitura Municipal da Estância Turística de Olímpia.
Art. 2.º O Escritório de Processos Estratégicos constitui unidade técnica permanente de assessoramento estratégico responsável por promover a gestão por processos, a modernização administrativa, a transformação digital, a racionalização de procedimentos, a melhoria contínua da gestão pública e o fortalecimento da governança institucional.
Art. 3.º O Escritório atuará de forma transversal junto às Secretarias, órgãos e unidades administrativas municipais, desenvolvendo suas atividades em cooperação permanente com as áreas envolvidas, observando as diretrizes estabelecidas pela Administração Municipal e pelo Planejamento Estratégico do Município.
Art. 4.º A atuação do Escritório observará os princípios constitucionais da administração pública, bem como os princípios da governança, da eficiência, da economicidade, da inovação, da gestão orientada a resultados, da melhoria contínua, da transparência, da integração institucional, da gestão de riscos e da centralidade do cidadão na prestação dos serviços públicos.
CAPÍTULO II
DA MISSÃO, VISÃO E FINALIDADE INSTITUCIONAL
Art. 5.º O Escritório de Processos Estratégicos tem como missão promover a melhoria contínua dos processos institucionais, contribuindo para o fortalecimento da capacidade administrativa do Município e para a ampliação da eficiência, eficácia e efetividade dos serviços públicos.
Art. 6.º Constitui finalidade permanente do Escritório apoiar as Secretarias e órgãos municipais na identificação, análise, modelagem, redesenho, monitoramento e aperfeiçoamento dos processos administrativos, visando sua simplificação, padronização, integração e alinhamento aos objetivos estratégicos da Administração Municipal.
Art. 7.º O Escritório atuará como agente facilitador da transformação organizacional, apoiando iniciativas relacionadas à governança pública, inovação, transformação digital, gestão orientada a evidências, racionalização administrativa e aprimoramento dos controles institucionais.
CAPÍTULO III
DA GOVERNANÇA PROCESSUAL
Art. 8.º A governança dos processos institucionais do Município será exercida pela Secretaria Municipal da Casa Civil através do Escritório de Processos Estratégicos, as Secretarias Municipais e os demais órgãos da Administração Pública Municipal.
Art. 9.º Compete ao Escritório, coordenar tecnicamente as iniciativas de gestão por processos, estabelecendo metodologias, padrões, modelos, instrumentos e procedimentos necessários à implantação e manutenção da governança processual municipal.
Art. 10. Todo processo institucional considerado estratégico, crítico ou prioritário deverá possuir responsável técnico formalmente designado pela Secretaria competente, cabendo a este acompanhar sua execução, desempenho, conformidade, atualização e melhoria contínua.
Art. 11. A governança processual deverá assegurar o alinhamento entre os processos institucionais, os objetivos estratégicos da Administração Municipal, as necessidades dos cidadãos e as diretrizes de modernização administrativa e transformação digital.
Art. 12. As iniciativas conduzidas pelo Escritório deverão observar, sempre que possível, a utilização de dados, indicadores, evidências, diagnósticos e informações gerenciais como subsídio à tomada de decisão e à proposição de melhorias institucionais.
CAPÍTULO IV
DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Art. 13. O Escritório de Processos Estratégicos será coordenado por servidor formalmente designado pela autoridade competente, a quem caberá dirigir, supervisionar, planejar e acompanhar a execução das atividades sob sua responsabilidade.
Art. 14. Poderão integrar o Escritório servidores efetivos, comissionados, equipes técnicas, consultores, grupos de trabalho temporários e demais colaboradores designados para apoiar a execução de projetos, estudos e ações relacionadas à gestão por processos.
Art. 15. Sempre que necessário, poderão ser constituídos grupos de trabalho multidisciplinares para condução de projetos específicos de melhoria, transformação organizacional ou redesenho de processos institucionais.
CAPÍTULO V
DA GESTÃO DOS PROCESSOS INSTITUCIONAIS
Art. 16. O Escritório adotará metodologia estruturada de gestão por processos, observando boas práticas reconhecidas nacional e internacionalmente, podendo utilizar ferramentas de modelagem, análise, monitoramento e melhoria contínua compatíveis com os objetivos institucionais da Administração Municipal.
Art. 17. Os processos institucionais deverão ser documentados, mapeados e monitorados de forma padronizada, contemplando, sempre que possível, sua finalidade, escopo, responsáveis, atividades executadas, fluxos operacionais, requisitos legais, indicadores de desempenho, riscos associados e oportunidades de melhoria.
Art. 18. Para fins de gestão e monitoramento, os processos poderão ser classificados como estratégicos, finalísticos, de apoio ou gerenciais, observadas suas características, relevância institucional e impacto na prestação dos serviços públicos.
Art. 19. O Escritório manterá atualizado o Portfólio Municipal de Processos Institucionais, contendo os registros, informações, documentos, fluxogramas, responsáveis, indicadores e demais elementos necessários ao acompanhamento da maturidade processual do Município.
Art. 20. O Escritório poderá manter Portfólio de Projetos de Melhoria Processual contendo as iniciativas em andamento, concluídas ou planejadas, observados os critérios de priorização institucional.
CAPÍTULO VI
DA PRIORIZAÇÃO E DA GESTÃO DE RISCOS
Art. 21. As atividades do Escritório observarão critérios de priorização técnica e estratégica, considerando o impacto institucional dos processos, sua relevância para o cidadão, os riscos envolvidos, os níveis de retrabalho identificados, a necessidade de transformação digital, a relevância para o planejamento estratégico municipal e os potenciais ganhos de eficiência administrativa.
Art. 22. Para subsidiar a definição das prioridades institucionais, o Escritório poderá utilizar metodologias de classificação e priorização baseadas em critérios de gravidade, urgência, tendência, impacto estratégico, criticidade processual e risco institucional.
Art. 23. Os processos considerados estratégicos, críticos ou prioritários poderão ser submetidos à gestão de riscos processuais, mediante identificação, análise, avaliação, monitoramento e tratamento dos riscos que possam comprometer a eficiência administrativa, a continuidade dos serviços públicos ou o alcance dos objetivos institucionais.
Art. 24. As análises de risco poderão contemplar aspectos operacionais, financeiros, jurídicos, tecnológicos, institucionais e reputacionais, bem como os impactos decorrentes de falhas, interrupções ou ineficiências processuais.
CAPÍTULO VII
DO MONITORAMENTO E DOS INDICADORES
Art. 25. O Escritório promoverá o monitoramento contínuo dos processos institucionais por meio de indicadores de desempenho, relatórios gerenciais, diagnósticos, painéis de acompanhamento e demais instrumentos de gestão que permitam avaliar a efetividade das melhorias implantadas.
Art. 26. O monitoramento deverá contemplar, sempre que aplicável, aspectos relacionados aos prazos de tramitação, índices de retrabalho, conformidade documental, produtividade, nível de digitalização, qualidade dos serviços prestados, satisfação dos usuários e demais indicadores considerados relevantes para a Administração Municipal.
Art. 27. Os resultados obtidos deverão subsidiar a tomada de decisão, o planejamento de ações corretivas e preventivas, a definição de prioridades institucionais e a promoção da melhoria contínua da gestão pública.
Art. 28. O Escritório poderá elaborar Relatório Anual de Governança Processual contendo a evolução dos processos mapeados, melhorias implantadas, indicadores monitorados, riscos identificados, iniciativas de transformação digital e demais resultados alcançados.
CAPÍTULO VIII
DA TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E DA MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Art. 29. O Escritório atuará de forma integrada com os setores responsáveis pela tecnologia da informação, inovação, planejamento, governança e controle interno, visando promover a modernização administrativa e a transformação digital dos serviços públicos municipais.
Art. 30. As iniciativas relacionadas à automação de processos, digitalização de serviços, integração de sistemas ou implantação de soluções tecnológicas deverão ser precedidas, sempre que possível, de análise processual que permita identificar oportunidades de simplificação, racionalização e melhoria operacional.
Art. 31. O Escritório poderá emitir pareceres técnicos, recomendações e manifestações relacionadas à viabilidade processual das iniciativas de transformação digital submetidas à Administração Municipal.
CAPÍTULO IX
DAS RESPONSABILIDADES DAS SECRETARIAS MUNICIPAIS
Art. 32. As Secretarias Municipais deverão colaborar permanentemente com as atividades desenvolvidas pelo Escritório, disponibilizando informações, documentos, acesso aos fluxos operacionais, servidores e demais recursos necessários ao desenvolvimento dos trabalhos, observada a prioridade institucional das atividades relacionadas à governança processual e à melhoria contínua.
Art. 33. Cada Secretaria deverá designar formalmente representante técnico e suplente para atuar como ponto focal junto ao Escritório, competindo-lhes acompanhar as atividades de mapeamento, validação, monitoramento e implantação das melhorias processuais.
Art. 34. As Secretarias permanecerão responsáveis pela execução, manutenção, atualização e cumprimento dos processos implantados em suas respectivas áreas de atuação, devendo adotar as medidas necessárias para garantir a efetividade das melhorias aprovadas.
Art. 35. Os documentos, fluxos, pareceres e propostas encaminhados pelo Escritório deverão ser analisados e devolvidos dentro dos prazos estabelecidos, observando-se o interesse público e a necessidade de continuidade das ações de melhoria institucional.
Art. 36. Os documentos, fluxos, procedimentos, matrizes de risco, indicadores e demais instrumentos processuais validados pelas Secretarias deverão ser observados pelas unidades administrativas competentes, sem prejuízo de futuras revisões ou atualizações promovidas pelo Escritório de Processos Estratégicos.
CAPÍTULO X
DA GESTÃO DO CONHECIMENTO E DA MELHORIA CONTÍNUA
Art. 37. O Escritório promoverá ações permanentes de capacitação, treinamento, orientação técnica e disseminação da cultura de gestão por processos, governança pública, inovação e melhoria contínua.
Art. 38. Os conhecimentos produzidos no âmbito dos projetos desenvolvidos deverão ser registrados, documentados e disponibilizados de forma a assegurar a preservação da memória institucional e a continuidade das ações de aperfeiçoamento administrativo.
Art. 39. Os processos institucionais deverão ser revisados periodicamente, preferencialmente a cada vinte e quatro meses ou sempre que ocorrerem alterações legais, tecnológicas, operacionais ou estratégicas que justifiquem sua atualização.
CAPÍTULO XI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 40. O Escritório poderá elaborar manuais, guias, procedimentos operacionais padrão, metodologias, formulários, modelos e demais instrumentos técnicos necessários à execução de suas atividades.
Art. 41. Os casos omissos e as situações excepcionais decorrentes da aplicação deste Regimento serão resolvidos pela Secretaria Municipal da Casa Civil.
Art. 42. Este Regimento Interno entra em vigor na data de sua aprovação, revogadas as disposições em contrário.
Este conteúdo não substitui o publicado na versão certificada.
